ZAWÓD: SPECJALISTA DO SPRAW ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Zobacz więcej

 

 

 dr inż. Zbigniew Zychowicz

dr inż. Zbigniew Zychowicz

Prezes Zarządu Instytutu Rozwoju Regionalnego w Szczecinie.

Wykładowca m.in. socjologii, protokołu dyplomatycznego, komunikacji społecznej w Zachodniopomorskim Uniwersytecie Technologicznym w Szczecinie
 
W przeszłości:
  • Przewodniczący Sejmiku Samorządowego Województwa Szczecińskiego
  • Pierwszy Prezydent Euroregionu Pomerania 1995-1998
  • Pierwszy Marszałek Województwa Zachodniopomorskiego 1998-2000
  • Senator RP 2000-2005
  • Doradca Prezydenta RP w r. 2000

Prezenty w kontaktach między ludźmi istnieją właściwie od zawsze. Ich wręczanie jest wyrazem pamięci, sympatii, szacunku, wdzięczności, wyrachowania czy innych powodów, jakimi kierujemy się w odniesieniu do określonych osób.

W życiu publicznym towarzyszą im pewne reguły i formy ostrożności, by nie rzec – przestrogi, których znajomość pomoże nam w tym, by prezent wzbudził radość i nie miał przykrych lub kłopotliwych podtekstów. Osoby obdarowywane to wszyscy ci, którzy wchodzą z ofiarodawcami w określone relacje oficjalnie lub – zajmując dowolne miejsce w strukturze instytucji, społeczności czy innej grupy – przeżywają ważne chwile w swoim życiu zawodowym (awans, wybór, nominacja, stopień naukowy, tytuł, odznaczenie itd.).

Sprawić radość, a nie kłopot

Prezent powinien sprawić radość. By tak się stało, musi trafić w gusta czy upodobania obdarowywanego, a co najmniej – nie być z nimi sprzeczny. Owe upodobania czy gusta łatwo poznać, wystarczy sięgnąć po CV danej osoby, na oficjalnej stronie, w części „hobby” lub dyskretnie, poprzez sekretariat, zdobyć potrzebne informacje. Nietrafiony prezent to rzecz przykra, warto zatem uczynić pewien wysiłek, by temu zapobiec, a najlepiej – by wręczyć to, co obdarowanemu sprawi najwięcej radości. Jeśli chcemy komuś wręczyć regionalny, nawet bardzo znany, trunek – to osobą obdarowaną nie może być totalny abstynent. Jeśli chcemy wręczyć kunsztownie wypreparowanego ptaka, to tą osobą nie  może być zdeklarowany obrońca zwierząt. Skrajnemu pacyfiście nie podarujemy modelu pistoletu skałkowego.

Nasze starania, by trafić z prezentem, muszą dotyczyć także znajomości uwarunkowań wynikających z różnic międzykulturowych. Duże ryzyko wiąże się z wręczaniem pięknego, charakterystycznego dla kraju czy regionu wyrobu ze skóry Hindusowi, wiemy że najlepsze wyroby są ze skóry cielęcej. Zegary nie są wskazane dla przedstawicieli krajów Dalekiego Wschodu. W Japonii – i generalnie Azji – nie dajemy prezentu składającego się z czterech części: tu liczba cztery, podobnie jak zegar, symbolizuje śmierć. Stąd jak najbardziej cztery kwiaty w wiązance pogrzebowej. W krajach arabskich srebro i kryształ symbolizują pecha.

Nie przesadzić z wartością

Prezent nie powinien być nazbyt kosztowny. Pomijam sytuację, gdy z tego powodu można wprawić obdarowanego w zakłopotanie wynikające z konieczności rewanżu. Taki prezent może wywrzeć złe wrażenie i być potraktowany jako próba pozyskania przychylności osoby obdarowywanej – i tym samym spowodować efekt odwrotny od zamierzonego.

Trzeba również  pamiętać, iż wartość prezentu dla wielu osób może rodzić określone skutki prawne. Ustawa z dnia 31 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne[i]) wymienia szereg stanowisk państwowych i samorządowych, które dla piastujących je osób określają obowiązek zgłaszania m.in. prezentów o określonej wartości do rejestru korzyści (art.1 i 2 ustawy). Dziś prawo stanowi, iż taki obowiązek niesie za sobą prezent lub inne nieodpłatne świadczenie o wartości powyżej 380 zł. Strony internetowe niektórych polityków ilustrują tę kwestię, strony samorządowców wyglądają dużo skromniej. Godzi się tu wspomnieć, iż w relacjach krajowych prezent ten podlega również wpisaniu (jako wartość) do rocznego zeznania PIT, czyli jego wartość podlega opodatkowaniu.

Okazja do promocji

Wręczanie prezentów jest znakomitą okazją do promocji naszych gmin, powiatów i województw. Warto pomyśleć zatem, jakie  walory niesie nasz prezent. Dziś nie brak przykładów z całego świata, jak mądrzy włodarze różnych jednostek samorządu terytorialnego potrafią pod postacią prezentów znakomicie realizować strategię promocyjną. Jeden ze sposobów to kosz produktów regionalnych. W wielu europejskich regionach umieszcza się w nim lokalne, dobre i cenione produkty np. ser, szynkę dojrzewającą na powietrzu, likiery, nalewki, regionalne piwa w tradycyjnych butelkach itd. Nie słyszałem, by obdarowany takim prezentem był zdegustowany – wręcz przeciwnie, widziałem zadowolenie.

Póki co, polska oferta pomysłów w takiej formie jest jeszcze dość skromna, ale poprawia się z roku na rok. Lokalne walory mogą przybrać także inne formy. W Słupsku wręczają gościom (paniom) piękne , jedwabne apaszki z ciekawymi motywami obrazów Witkacego (z powodu bogatego zbioru Witkacjanów). Informacja, że to miasto Słupsk właśnie tak się promuje, jest ukryta w formie bardzo dyskretnej metki. Jeden z regionów w Holandii promuje się między innymi przy pomocy drewnianych chodaków wydrążonych z całych kawałków drewna. Tu i ówdzie wręczają piękne stroje ludowe charakterystyczne dla regionu od dawna.

Spotkać można także „gadżetowe wariacje” z motywem herbu miasta, czy wyroby użytkowe z występującego w regionie tworzywa – np. bursztynu. Spinki do koszul czy wisiory z bursztynu z dyskretnym herbem (logo) i nazwą miasta na odwrocie zawsze budzą podziw. Pamiętać jednak należy, że taki prezent musi budzić jednoznacznie pozytywne skojarzenia. Warto też sięgnąć po motywy z ciekawej historii np. czarownice, znane postacie, wydarzenia, legendy itd. Władze gmin przy tej okazji powinny poczynić starania, by lokalni sprzedawcy pamiątek też mieli to na uwadze i nie sprzedawali muszelek w górach czy ciupag nad morzem.

Krajowy i lokalny koloryt prezentów maja szczególne znaczenie dla gości z zagranicy. Tym ostatnim w żadnym wypadku nie należy wręczać nawet bardzo eleganckich prezentów z kraju ich pochodzenia np. Francuzowi powstającego w Nantes pióra marki Waterman, Anglikowi – marki Parker, bądź Szwajcarowi, doskonałego skądinąd, scyzoryka firmy Victorinox.

Nie wypada wręczać

Tylko gwoli przypomnienia: nie wolno wręczać prezentów w formie przedmiotów osobistego użytku – czyli bielizny, kosmetyków, odzieży czy obuwia. Prezenty takie są jak najbardziej stosowne w życiu prywatnym pomiędzy osobami blisko spokrewnionymi lub o dużym stopniu zażyłości.

Są także przypadki w życiu publicznym, gdy taki prezent  ucieszy obdarowanego. Będzie tak, gdy otrzymamy np. oryginalne kierpce czy parzenice w Zakopanem, porządny kowbojski kapelusz w Teksasie,  ponczo w Meksyku, galabiję w Maroku, rybacką kurtkę z kapturem w nadmorskiej gminie itd.

Co robić z prezentami

Ekspozycja podarunków otrzymanych przez przedstawicieli JST jest znakomitą okazją do tego, by pokazać naszą gminę w kontekście jej kontaktów z różnymi podmiotami z zewnątrz. Nasi goście i partnerzy oraz ich prestiż świadczą o nas. Warto tam, gdzie tego nie uczyniono, przygotować miejsce, gdzie będą wyeksponowane prezenty otrzymane przez przedstawicieli naszego samorządu od gości i partnerów. Rzecz jasna, chodzi o te, które mogą być eksponowane z racji ich trwałego charakteru i walorów. Z pewnością nie powinny się tam znaleźć artykuły spożywcze i takie, które nie świadczą o roztropności i znajomości rzeczy ofiarodawcy w tej materii.

Każdy przedstawiciel JST przyjmujący gości, czy jadący w delegację i otrzymujący prezent, ma świadomość, iż otrzymał go jako reprezentant gminy, powiatu czy województwa. Oczywistą zatem jest zasada, że z pewnymi wyjątkami powinien przekazać go do zbioru prezentów, które są eksponowane. Prezenty winny być opatrzone informacjami dotyczącymi ofiarodawcy, daty, miejsca i okoliczności ich wręczenia. Na mieszkańcach robi to ogromne wrażenie.

To, czym i jak obdarowujemy naszych gości, oraz to, czym i jak oni nas obdarowują ma wpływ na nasze wzajemne relacje i naszą pozycję.



[i]  Dz. U. z dnia 11 września 1997 r.

sobota, 23 marzec 2013 20:39

Kobieta w urzędzie

Na wstępie winien jestem wyjaśnienie skąd ten osobliwy tytuł, który równie dobrze mógłby brzmieć „Mężczyzna w urzędzie”. Otóż redakcja zwróciła się z taką prośbą. Inspiracją dla tej prośby jest data 8 marca – Święto Kobiet.

Osobiście twierdzę, że warto temu zagadnieniu poświęcić uwagę nie tylko z tej okazji. Ja sam czuję się dość niezręcznie – z jednej bowiem strony, jako mężczyzna, od ponad dwudziestu lat pracuję w rolach, gdzie wśród moich współpracowników dominują kobiety, o których mogę mówić głównie w superlatywach. Z drugiej zaś wiem, że są środowiska kobiece, które uprzejmość wobec kobiet w zakładzie pracy – i tę zwykłą, i tę wynikającą z kulturowego przywiązania do okazywania kobietom szacunku, traktują niemalże jak przejaw męskiego szowinizmu i wyższości.

Kobieta, zwłaszcza w urzędzie, powinna się czuć dobrze. Urząd w pierwszej kolejności ma być wzorem równouprawnienia. To tu najpierw są realizowane słuszne polityki UE dotyczące równych szans, zwłaszcza w kontekście płci (gender), niepełnosprawności i dyskryminacji. Zatem, jeśli dziś organizacje kobiece i inne słusznie walczą o to, by kobiety awansowały i otrzymywały takie samo wynagrodzenie jak mężczyźni, to w urzędach ten etap powinny mieć za sobą. Imperatyw ze wszech miar słuszny i tylko człowiek z epoki patriarchatu może twierdzić inaczej.

Sztuka równowagi

Jest jednakże pewna sfera odmienności, która jest determinowana kulturowymi uwarunkowaniami wynikającymi z płci. Chodzi o pozytywne konotacje. Dotyczy ona funkcjonowania kobiet i mężczyzn w zakładach pracy. W jednych (np. urzędach i innych instytucjach zaufania publicznego) jest ona większa z powodu ról zawodowych, relacji międzyludzkich, rozbudowanej struktury itd. W innych, z powodów dokładnie odwrotnych, jest ona mniejsza.

Jeśli zatem chodzi o urzędy, to kobieta będzie odczuwać duże zadowolenie z pracy, gdy będąc profesjonalistką nie będzie niwelować swojej kobiecości, ale też nie będzie stawiać jej na pierwszym miejscu. Stąd ubiór stosowny do powagi urzędu, dyskretny makijaż, manicure i umiarkowana ilość biżuterii. Nigdy nie widać odrostów we włosach, a fryzura jest nienaganna. Taktowne, ale stanowcze oddzielenie sfery zawodowej od towarzyskiej zapewnia jej większy komfort i satysfakcję zawodową.

To, jak się czują kobiety w pracy, zależy w dużym stopniu od mężczyzn. Mężczyźni, zwłaszcza przełożeni, nie mogą okazywać protekcjonalnego tonu, za którym często skrywa się poczucie wyższości, a bywa, że i kompleksy. Nie na miejscu będą także peszące kobiety dowcipy, czy jakiekolwiek formy adoracji wykraczające poza przyjęte kanony grzeczności.

Kobiety piastujące stanowiska szefów w urzędach nie mają z tym problemów, a mężczyźni podwładni szybko przyzwyczajają się do nowych relacji.

Uprzejmości wobec kobiet

Są stosowane w naszym kręgu kulturowym od dawna, stąd także ich obecność w zakładzie pracy. Oczywistym jest, że to mężczyzna pierwszy kłania się kobiecie, udziela jej pierwszeństwa w przejściu, siada za stołem, gdy ona usiądzie. Ale nie podaje pierwszy ręki, co zdarza się nader często. To do kobiety należy ten gest. Raczej nie całuje w dłoń, większość pań w kontaktach służbowych nie przepada za tym. Jeśli kobieta poda dłoń mężczyźnie, lecz nie życzy sobie, by ją pocałował, powinna to wyrazić stosownym uściśnięciem dłoni. Udzielając pierwszeństwa przy wsiadaniu do samochodu, mężczyzna nie prosi kobiety o przesunięcie się, lecz wsiada z drugiej strony – w przeciwnym bowiem razie, staje się to kłopotliwe.

Osobnym zagadnieniem są rożnego rodzaju zachowania związane ze świętowaniem imienin i ważnych wydarzeń w życiu (awanse, zdobywanie tytułów, odznaczenia, nagrody itp.). Tu, podobnie jak we wszystkich sferach związanych z etykietą, obowiązuje zasada wzajemności. Imieniny to kwestia przyjętej konwencji. Na ogół w mniejszych, bardziej zżytych zespołach są one obchodzone. W przypadku pozostałych ważnych wydarzeń, do dobrego tonu należy złożenie stosownych gratulacji i życzeń.

W wielu okolicznościach mogą towarzyszyć temu kwiaty. Pamiętajmy przy okazji, iż dla wielu osób funkcjonuje coś takiego, jak język kwiatów – związany z ich rodzajem, gatunkiem i kolorem. Zatem np. czerwone róże to język miłości. Przy tej okazji godzi się wspomnieć, iż wręczanie kwiatów mężczyznom ma uzasadnienie tylko w pewnych okolicznościach. Można zatem wręczać kwiaty głównie dostojnikom państwowym w czasie uroczystych powitań i sędziwym jubilatom czy autorytetom z okazji różnych uroczystości. W pozostałych przypadkach bądźmy raczej oszczędni z wręczaniem kwiatów mężczyznom.

Monopol z braku alternatywy

W wielu kwestiach kobiety są niedoścignione, a z pewnością o wiele lepsze od mężczyzn. Jest – jak już powiedziano – w inny sposób rzeczą bezsporną, że kobiety nie są w niczym gorsze od mężczyzn. Pogląd przeciwny jest nonsensem i niedorzecznością. Wszelako są inne pola, na których kobiety nie pozostawiają nam żadnych złudzeń co do ich przewagi, ba, absolutnej dominacji, by nie rzec monopolu z konieczności. Te sfery dotyczą estetyki i wystroju w firmie, osobliwego klimatu i atmosfery w różnych okolicznościach.

Osobiście nie spotkałem panów, którzy oprócz takich samych obowiązków, jak panie, troszczyliby się o kwiaty w pokoju. Nie widziałem panów, którzy równo i estetycznie pokroiliby ciasto z okazji różnych uroczystości, pamiętali o spodkach na saszetki po herbacie lub ładnie zapakowali upominek. Panie lepiej, smaczniej i estetyczniej, potrafią przygotować drobny poczęstunek niż uczyniliby to mężczyźni. Większość tych ostatnich, częstokroć z powodu proweniencji znaczonej tradycyjnym podziałem ról w rodzinie pochodzenia, niekiedy chętnie przez nich kultywowanym, potrafią samodzielnie co najwyżej ugotować jajka na twardo.

Kobiety wnoszą ciepło i życzliwość w kontaktach, a z pewnością będą łagodzić pokłady szorstkości, jaka niechybnie pojawi się między mężczyznami, jeśli będą przebywać tylko w swoim towarzystwie.

Co z 8 marca?

Przedokoło dwudziestu laty widoczne były niezbyt liczne przejawy dezawuowania tego obchodzonego w niezbyt wyszukany sposób powszechnego obyczaju. Chyba niesłusznie, jako signum temporis komunizmu. Dziś 8 marca nie ma jakichś szczególnych ideologicznych konotacji. Ja bynajmniej nie słyszę o protestach pań. Mamy także dzień matki, babci, dziadka, ojca i wiele innych.

Jeśli w firmie, gdzie panuje dobra atmosfera i są doskonałe stosunki międzyludzkie, dojdzie 8 marca jako dzień osobliwej wrażliwości i szarmanckości mężczyzn wobec kobiet, trochę z właściwym dystansem i uśmiechem, to świetnie.

Dobrze by było, gdybyśmy my mężczyźni każdego dnia w ciągu roku, choćby przez chwilę, pamiętali o 8 marca.

piątek, 22 luty 2013 17:19

Najważniejsze pierwsze wrażenie

Większość osób dokonuje pierwszej, często najważniejszej oceny swojego rozmówcy w ciągu kilkudziesięciu sekund. Może ona być później nieznacznie weryfikowana, lecz pierwsze wrażenie tkwi długo w naszej świadomości i jest ono podstawą ogólnej oceny człowieka.

Pierwsze wrażenie dotyczy także naszego wizerunku zawodowego. Sposób, w jaki prezentujemy się światu (otoczeniu), jest naszą wizytówką, pokazującą również, co i jak mamy poukładane w głowie. Strój, język ciała, styl mówienia i inne elementy wizerunku odzwierciedlają nasze życiowe aspiracje oraz pokazują predyspozycje do odgrywania określonych ról społecznych.

Wizerunek samorządowca

Wizerunek zawodowy zależy od rodzaju instytucji, jaką się reprezentuje. Czego innego wymagamy od wójta, starosty, wysokiego rangą urzędnika, a czego innego od pracownika agencji reklamowej czy pracowni plastycznej. Na użytek czytelników „Gminy” zajmiemy się wizerunkiem pracownika-samorządowca, czyli pracownika zatrudnionego w instytucji zaufania publicznego.
W świecie polityki, biznesu, prawa, wygląd powinien jednoznacznie sygnalizować kompetencje oraz poważne traktowanie swojego zawodu, a często także zaangażowanie na rzecz cenionych wartości.

Któż z nas nie doświadczył osobiścielub nie słyszał komentarza pod adresem innej osoby, której wizerunek zawodowy rażąco odbiegał od tego, który na określonym stanowisku jest uważany za coś oczywistego? Z kolei właściwy wizerunek budzi poczucie bezpieczeństwa i sygnalizuje, że jesteśmy właściwą osobą na właściwym miejscu.

Wizerunek zawodowy

Na wizerunek zawodowy składają się, niezależnie od pełnionej roli zawodowej, stałe elementy:

- wygląd (ciało i strój),

- styl komunikowania się (także pisania i słuchania)

- mowa ciała

- postawa (pewność siebie, budzenie zaufania, emanowanie spokojem i opanowaniem itd.)

- opinia o człowieku (wynikająca z jego profesjonalizmu)

Wygląd to podstawa

Wygląd to pierwszy, najbardziej i najszybciej zauważalny element wizerunku. Stare porzekadło „jak cię widzą tak piszą”, w jakiejś mierze dotyczy tej kwestii.

Widząc z bliska po raz pierwszy naszego rozmówcę (partnera w kontaktach), zwracamy uwagę na jego dłonie, obuwie, twarz i włosy oraz - nieco później - na inne elementy. Zatem czyste i dobrze obcięte włosy, czyste, suche, krótko obcięte paznokcie u panów i dobry manicure u pań, dłonie, zdrowa, zadbana cera i niezniszczone, dobrze utrzymane obuwie, sprawiają dobre początkowe wrażenie, a liczne defekty w tej materii wywołują negatywne oceny.

Pamiętajmy, że nie chodzi tylko o ubiór. Co prawda inne porzekadło: „nie szata zdobi człowieka”, też jest trafne w odniesieniu do tej kwestii, można bowiem być skromnie ubranym, lecz emanować dostojeństwem, uprzejmością, mądrością i innymi przymiotami, przy których najbardziej nawet wytworny ubiór, ale tylko ubiór, wygląda jak szyderstwo wobec zasad dobrego wyglądu. Na nic się zdadzą najbardziej eleganckie ubiory, gdy ich właściciel nie zadba o fryzurę, cerę czy dłonie, nie mówiąc o higienie w ogóle.

Zasady doboru stroju do pracy uzależnione są od:

- charakteru instytucji i sposobu postrzegania zawodu (np. administracja, policja biuro notarialne, pracownia malarska, agencja reklamowa)
- charakteru i miejsca pracy
- miejsca w hierarchii zawodowej (np. dyrektor, kierowca)
- budowy i wyglądu ciała, osobowości (np. otyli, szczupli, niscy, obdarzeni silnym, bądź słabym temperamentem, blondyni, rudzi, szatyni itp.)

Uroki pań

W przypadku administracji rządowej i samorządowej panie powinny pamiętać, że najodpowiedniejszy strój do pracy i kontaktów z ludźmi to: spódnica i marynarka, koszulowa bluzka. Kolory powinny być stonowane. Nie zakładamy ubrań z aksamitu, weluru, brokatu czy innych błyszczących, „balowych” tkanin. Dżinsy i szorty nie są również odpowiednie.

Latem ubiory powinny być lżejsze, np. zamiast kostiumu - spódnica i koszulowa bluzka. Nogi nawet latem muszą być w rajstopach (pończochach). Buty - zawsze z niewysokim obcasem. Sandały, tenisówki, kapcie – są w pracy absolutnie wykluczone.

Włosy mają być starannie uczesane, a jeśli są długie, powinny być spięte lub związane.

Dobry wygląd to także staranny, ale delikatny makijaż. Sztuczne rzęsy i inne tego typu ozdoby oraz plastikowe paznokcie we wzorki pozostawiamy na inne okazje. Biżuterię zakładamy w umiarkowanych ilościach i formie. Tak wyglądająca pani jest na ogół oceniana jako kompetentna, cieszy się prestiżem i zaufaniem klientów i interesantów.

Elegancja panów

W przypadku panów najbardziej odpowiedni strój do pracy to spodnie i marynarka, ale niekoniecznie garnitur. Może to być ubranie skoordynowane, tzn. spodnie i marynarka z różnych tkanin i w różnych kolorach, ale pasujące do siebie (np. spodnie z grubego sztruksu i jedwabna marynarka już nie pasują). Dżinsy to zły pomysł. Rodzaj i kolor ubrania (garnituru) stosujemy w zależności od pory roku, dnia, charakteru zajęć.

Koszula i krawat w czasie roboczego dnia bez interesantów lub pracy w terenie może być zastąpiona np. przez golf. Koszula, krawat i garnitur mogą być skontrastowane (jeśli garnitur jest gładki i koszula gładka, to krawat w deseń itp.). Porządnie związany krawat powinien sięgać mniej więcej do dolnej części sprzączki u paska od spodni. Skarpetki - długie, kolorystycznie dobrane do butów, w najgorszym przypadku do spodni.

Mężczyzna nie nosi żadnej biżuterii – wyjątek stanowi obrączka. Włosy muszą być czyste, krótko ostrzyżone, a twarz - ogolona. Tak wyglądający mężczyzna budzi zaufanie i jest odbierany jak profesjonalista.

Kiedy wszystko idzie na nic

Warto jeszcze powiedzieć parę słów o tzw. niszczycielach wizerunku. U pań są to: krzykliwe ozdoby we włosach, włosy źle obcięte, zaniedbana cera, zbyt mocny makijaż, brudne i zniszczone obuwie, brak rajstop lub biustonosza, wieczorowe tkaniny noszone w ciągu dnia, tkaniny zbyt przezroczyste, za mocne dekolty i rozcięcia w spódnicach, odznaczające się pod spódnicą desusy, nadmiar biżuterii i ozdób oraz problemy z uzębieniem.

W przypadku panów zaś są to: niedbale ogolona twarz, broda, monstrualne wąsy, niewypastowane i zniszczone obuwie, nieprzyjemny oddech, łupież na kołnierzu. Wielu panów, wbrew trendom w modzie i opiniom pań, nadal sądzi, iż uosobieniem męskości jest bujne owłosienie na głowie. Stosownie zatem do tego błędnego przekonania czynią wszystko, by maskować liczne jego braki. Efekt tych czynności jest najbardziej spektakularnym przykładem niszczenia wizerunku. Mężczyzna, który maskuje łysinkę treską lub wyraźne braki w owłosieniu zaczesuje wyhodowaną „pelerynką”, zarzucaną z lewej skroni na prawą lub na odwrót, stosuje tzw. zaczeskę lub pożyczkę, nie wygląda poważnie i często jest przedmiotem mniejszych, bądź większych drwin.

Inni niszczyciele wizerunku u panów to długopisy, pióra, ołówki noszone w butonierce, widoczna odsłonięta goła łydka przy siadaniu na krześle, czy braki w uzębieniu, zwłaszcza w widocznych miejscach.

Tak niewiele trzeba, by wyglądać dobrze, czuć się dobrze, budzić zaufanie i prestiż. Tak mało może sprawić, że nasz wizerunek przysporzy nam kłopotów.

niedziela, 27 styczeń 2013 20:42

Sekretariat – wizytówka urzędu

Sekretariat to jedna najważniejszych przestrzeni w strukturze organizacyjnej urzędów w jednostkach samorządu terytorialnego.

Wielu interesantów, inwestorów, gości i przedstawicieli różnych instytucji, chcąc się spotkać z władzami gminy, powiatu, a nawet i województwa, ma w pierwszym rzędzie do czynienia z sekretariatem. Już ten pierwszy kontakt, na ogół telefoniczny, stanowi wskaźnik jakości pracy w urzędzie, szczególnie dla wielu osób, pochodzących zwłaszcza z małych gmin, które zawsze uzyskują połączenie wyłącznie z sekretariatem. Na sekretarce spoczywa wówczas obowiązek podania numeru wewnętrznego lub odrębnego telefonu stacjonarnego.

Pierwszy telefoniczny kontakt

Rozmowa telefoniczna może być oznaką profesjonalizmu lub jego braku. Sekretarka (w dalszej części tekstu będziemy używać dla uproszczenia tego właśnie terminu, mimo iż osoba kierująca sekretariatem może być asystentką lub asystentem), po odebraniu telefonu, uprzejmie wita dzwoniącego i przedstawia się. Wystarczy powiedzieć: „Dzień dobry, sekretariat burmistrza Złocieńca”. Można dodać swoje imię i nazwisko.

Telefon powinien być odebrany możliwie szybko, w przeciwnym razie dzwoniący może odnieść wrażenie, że nikogo w sekretariacie nie ma lub nie wiadomo, co robi.

Dwie pozytywne przestrzenie

Profesjonalnie urządzony i budzący pozytywne wrażenia sekretariat to bardzo ważny element wizerunku urzędu i jego gospodarza. Część dla interesantów (gości) powinna być oddzielona od części biurowej. Granicę między przestrzeniami może stanowić kontuar lub kompaktowy zestaw meblowy. Część dla gości powinna się składać ze stolika, 1-2 krzeseł i wieszaka (lub szafy) na okrycia. Jeśli gospodarz spóźnia się z przyjęciem umówionego gościa (interesanta), nie każemy mu czekać na zewnątrz. Na stoliku kładziemy aktualną prasę. Powinien znaleźć się tu dziennik o zasięgu krajowym, dziennik regionalny i ewentualnie gazeta lokalna oraz periodyk o tematyce samorządowej. Należy dołożyć starań, by przy doborze prasy nie manifestować wyraźnie poglądów politycznych włodarza, do których ma on co prawda prawo, lecz sam urząd jest najmniej stosownym do tego miejscem. Niewłaściwym byłoby tu także umieszczanie tygodników czy innych czasopism o charakterze towarzysko-plotkarskim.

Wygląd sekretariatu to ważny komunikat

Kolory ścian sekretariatu powinny być stonowane. Jeżeli umieszczamy na nich jakieś obrazy, warto, by były one raczej związane z walorami okolicy. Królować na nich powinien kalendarz wydany przez gminę, powiat lub województwo. Biurko sekretarki musi być zadbane, bez piętrzących się na nim papierów. Wbrew pozorom nie jest to przejaw pracowitości, lecz braku dobrej organizacji pracy. Na biurku nie powinny się także znajdować osobiste pamiątki (np. zdjęcia bliskich w ramkach) i gadżety np. pluszowe zwierzątka. Wystrój całości powinien stwarzać wrażenie „urzędowości”, ale i harmonii oraz osobliwego ciepła, subiektywnie postrzeganego przez interesanta (gościa).

Dobra sekretarka to skarb

O wyglądzie i funkcjonowaniu sekretariatu decyduje sekretarka. To stanowisko niekoniecznie mieści się wysoko w strukturze urzędów samorządowych. W rzeczywistości jednak jest niezwykle ważne. Od sekretarki zależy i wygląd sekretariatu i jego funkcjonowanie, a w rezultacie postrzeganie urzędu. Kompetentna i sprawna sekretarka ma głęboko zakorzenioną świadomość, że jej praca bezpośrednio rzutuje na opinię o urzędzie i jego gospodarzu.

Dziś wobec osoby zajmującej to stanowisko - coraz częściej zasadnie - są formułowane wysokie wymagania. Powinna być to osoba o miłej i pogodnej powierzchowności. Od razu dodajmy, że nie chodzi przy tym o urodę, wiek i sylwetkę. Chodzi o to, by sekretarka, wskutek np. nazbyt ascetycznego wyglądu i pewnej wyniosłości, nie stresowała dodatkowo interesanta.

Ponadto sekretarka powinna być kompetentna i doskonale znać swoje zadania. Dotyczy to szczególnie małych gmin, w których do tego stanowiska przypisane są dodatkowo pewne obowiązki administracyjno-organizacyjne (np. rejestracja przychodzącej i wychodzącej korespondencji, przydział niektórych pism, organizowanie spotkań i różnych narad u burmistrza, pisanie wielu pism okolicznościowych związanych z bieżącą działalnością gospodarza urzędu, planowanie dat świąt różnych służb, imienin VIP-ów, odpowiedzi na zaproszenia, patronaty itp.). Wiąże się to nie tylko ze znajomością reguł dotyczących sporządzania pism urzędowych i okolicznościowych, ale także ze znajomością osób pełniących różne funkcje i godności, znajomością podstawowej tytulatury, precedencji i wielu innych zagadnień.

Sekretarka i języki obce

Sekretarka powinna dość dobrze znać strukturę organizacyjną urzędu, jednostki organizacyjne oraz podległe jednostki samorządowe. Zdarza się, że interesant dodzwonił się do sekretariatu, a zamierzał połączyć się z inną jednostką. Uprzejma sekretarka nie powie, że to pomyłka i na tym poprzestanie, lecz odeśle go pod właściwy adres.

Kompetentna sekretarka posługuje się w stopniu umożliwiającym komunikację choćby jednym językiem zachodnim (zważywszy na zasięg, najlepiej gdy będzie to angielski). Na oficjalnej stronie urzędu jego włodarz widnieje na pierwszym miejscu, pierwsze z nim zatem kontakty obcokrajowca z dotyczą na ogół sekretariatu. Sekretarka może uprzejmie odesłać interesanta do kompetentnego wydziału (jednostki), by jednak to uczynić i cokolwiek wyjaśnić musi w stopniu podstawowym znać język.

Sekretarka, urządzenia biurowe i dyskrecja

Wymaganą umiejętnością na tym stanowisku jest znajomość obsługi urządzeń biurowych, w tym oczywiście licznych zastosowań komputera. Pamiętajmy, iż są jeszcze, nieliczni, ale jednak są, włodarze gmin i powiatów, którzy nie zdążyli zdobyć wiedzy i doświadczenia w tym względzie. Bywa zatem, że oficjalną pocztę elektroniczną gospodarza odbiera sekretarka i to ona pod jego dyktando udziela odpowiedzi. Niekiedy może to wynikać z czasochłonności obowiązku odpowiedzi. Do pożądanych cech osoby na tym stanowisku zaliczymy dyskrecję, bynajmniej nie dlatego że praca gospodarza urzędu obfituje w zachowania wymagające dyskrecji, lecz dlatego że w pracy w urzędzie, na ogół nie z winy gospodarza, zdarzają się różne niezręczności i lapsusy oraz widoczne są różne ludzkie przywary.

Stosowny ubiór

Nienaganna sekretarka ubiera się w ubiór stosowny do powagi instytucji zaufania publicznego. Zatem najkrócej powinny to być: garsonka lub kostium, w bluzce - długie rękawy, spódnice i sukienki sięgające kolan, na nogach pończochy (rajstopy) oraz zakryte obuwie. Skromność ma być cechą dodatków i biżuterii, a także rozcięć w składnikach odzieży. Makijaż i pedicure musi być dyskretny, a fryzura - staranna.

Kompetentna sekretarka posiada jeszcze szereg innych umiejętności zawodowych lub jest w stanie je szybko zdobyć. Należy do nich znajomość podstawowych zasad etykiety i protokołu dotyczącego zachowań w sytuacjach publicznych. Od tak prozaicznej, acz nie zawsze prawidłowo wykonanej czynności, jak podanie napojów gościom, poprzez dobór prezentów, organizację spotkań, zakup kwiatów, zamówienie poprawnej wizytówki dla szefa, dyskretne i umiejętne zwracanie uwagi na wszelkie sprawy rzutujące na jego i urzędu wizerunek, na przygotowaniu bardzo ważnego pisma kończąc.

Na końcu dodam, że bardzo dobra i skromna sekretarka to prawdziwy skarb w urzędzie. Łatwiej zastąpić wielu naczelników i dyrektorów niż jedną - naprawdę kompetentną i sprawną, sekretarkę. Prawdziwości powyższego doświadczyłem i doświadczam po wielokroć jako szef, jako gość i jako interesant.

piątek, 21 grudzień 2012 12:09

Kto kogo? O problemach z pierwszeństwem

Tylko człowiek obeznany z niuansami precedencji poradzi sobie z problemami, jakie mogą wynikać, zwłaszcza w czasie uroczystości, gdy łatwo o tremę. Warto, by kolejność powitania lub innego honorowania ustalić odpowiednio wcześniej.

Rozwój instytucji stałych poselstw na tle rozwoju etykiety dworskiej, do której monarchowie przywiązywali ogromną wagę, w połączeniu z niemal powszechnym wówczas poglądem o nierówności państw, zrodził problem zasady pierwszeństwa, czyli precedencji.

Od etykiety dworskiej do dyplomacji

Problem ten, traktowany jako bodajże najważniejszy w ówczesnych stosunkach dyplomatycznych, dotyczył hierarchii m.in. przy zajmowaniu miejsca przy stołach, w czasie uroczystości, czy grupowych przemarszów, w czasie przemówień, wznoszenia toastów, składaniu wizyt etc. W średniowieczu i w epokach późniejszych papież - jako głowa władzy duchownej, otwierał listę precedencji. Dopiero za nim sytuował się cesarz, po nim zaś królowie.

W 1516 r. papież Leon X niejako „uporządkował” monarchów, by zażegnać liczne spory w kwestii pierwszeństwa. Oto fragment sporządzonej listy: na czele stoi  papież, potem – cesarz i następca cesarza, za nim - król Francji, król Hiszpanii i dopiero po nich - inni królowie. Listę tychże królów zamykał król Danii, a przed nim - na trzynastym miejscu, znajdował się król Polski. Tak ustalona zasada pierwszeństwa faworyzowała jedne państwa względem innych, wprowadzając niestety liczne animozje.

Logiczne i akceptowane przez większość zasady precedencji wprowadził do świata dyplomacji - jakkolwiek w wielu kwestiach kontrowersyjny – Kongres Wiedeński w 1815 roku. To jego postanowienia legły u podstaw konwencji wiedeńskiej o stosunkach dyplomatycznych z 1961 roku.

Etykieta na co dzień

Zasada pierwszeństwa, wprawdzie nie tak rygorystycznie jak w dyplomacji, jest jednak stosowana w różnych grupach społecznych i w różnych dziedzinach życia społecznego. Dotyczy ona określonych zachowań wśród osób różniących się płcią, wiekiem, pozycją zawodową, rolą społeczną i innymi cechami.

Nie trzeba żyć w świecie dyplomacji, by zauważyć, że życie publiczne z udziałem przedstawicieli rozlicznych instytucji władzy i innych instytucji szeroko pojętej organizacji społeczeństwa w wielu przejawach też rządzi się zasadą pierwszeństwa. Owe zasady są np. wyrazem szacunku dla majestatu Rzeczypospolitej uosabianego przez głowę państwa - Prezydenta Rzeczypospolitej. Z jednej strony reguły precedencji to również atencja dla pozycji organów stanowiących i wykonawczych oraz sądowniczych państwa etc., z drugiej zaś stanowią element organizacji społeczeństwa, wprowadzają ład, który eliminuje spory, a te powstałyby niechybnie bez owych regulacji.

Nieznajomość precedencji szkodzi

Nie sposób spotkać dziś przedstawiciela świata polityki, od poziomu centralnego poczynając, na lokalnym kończąc, który nie zetknąłby się z licznymi przykładami lapsusów w tej materii.

Na uroczystościach organizowanych przez centralne organa władzy zdarza się to rzadko. Im jednak niższy jej szczebel, tym trudniej w tym względzie. Wiele razy zdarzało się słyszeć: „witamy parlamentarzystów”, choć na uroczystości było dwoje, nie dwóch. Nierzadko zdarza się, że poseł czy senator honorowany jest za wojewodą. Ileż to razy w małej gminie wójt najpierw honoruje miejscowego plebana, później zaś resztę. Bywa, że zaproszonym gościom organizatorzy w trakcie przyjęcia każą się błąkać wokół stołu. Zdarzało się, że w ogóle nie powitano tych, na których obecności gospodarzom szczególnie zależało, wywołując niekiedy zakłopotanie i konfuzję.

Precedencja pomaga        

Współczesna precedencja kierowniczych stanowisk w państwie opiera się na porządku konstytucyjnym RP. Zgodnie z nim najwyżej usytuowany jest Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej. Drugie i trzecie miejsce, zgodnie z zasadą zastępstwa, przypada odpowiednio Marszałkowi Sejmu RP i Marszałkowi Senatu RP. Dopiero czwarte miejsce (zasada podległości władzy wykonawczej względem władzy ustawodawczej) przypada Prezesowi Rady Ministrów.

Istnieje powszechna zgoda co do tych czterech wymienionych, najwyższych stanowisk w państwie.

Nie ma dziś jednak w Polsce pełnej zgody co do jednej listy precedencji kierowniczych stanowisk w państwie. Jest ich kilka i praktycznie każdy organ władzy centralnej oraz dodatkowo MSZ stosuje własne zasady precedencji.

Wydaje się, iż najmniej kontrowersji budzi precedencja Kancelarii Rady Ministrów, z tą tylko uwagą, iż do pozycji 27 należałoby dodać stanowisko marszałka.

Mogłoby to wyglądać następująco: w punkcie 27 mają swoje miejsce Wojewodowie i Marszałkowie Województw. Jeśli Kancelaria Prezesa Rady Ministrów stoi na stanowisku, iż prezydenci miast stopnia wojewódzkiego również pełnią kierownicze stanowiska w państwie, słusznym byłoby umieścić ich o pozycję niżej, czyli na 28 miejscu, pozostałe przesuwając. W ten sposób otrzymalibyśmy 30 stanowisk.

APLA

Zasady precedencji (pierwszeństwa) kierowniczych stanowisk w państwie:

 

1.      Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej

2.      Marszałek Sejmu RP

3.      Marszałek Senatu RP

4.      Prezes Rady Ministrów

5.      Wicemarszałkowie Sejmu RP

6.      Wicemarszałkowie Senatu RP

7.      Wiceprezesi Rady Ministrów

8.      Ministrowie – członkowie Rady Ministrów

9.      Prezes Trybunału Konstytucyjnego

10. Przewodniczący Trybunału Stanu – Pierwszy Prezes Sądu Najwyższego

11. Prezes Naczelnego Sądu Administracyjnego

12. Prezes Najwyższej Izby Kontroli

13. Rzecznik Praw Obywatelskich

14. Prezesi (przewodniczący) urzędów, komitetów i komisji sprawujących funkcje urzędów, komitetów i komisji sprawujących funkcje naczelnych lub centralnych organów administracji państwowej

15. Przewodniczący komisji sejmowych

16. Przewodniczący komisji senackich

17. Posłowie na Sejm RP

18. Senatorowie RP

19. Sekretarze Stanu

20. Szef Kancelarii Prezydenta RP

21. Szefowie Kancelarii Sejmu i Senatu

22. Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

23. Prezesi Sądu Najwyższego

24. Podsekretarze Stanu

25. Wojsko – szef Sztabu Generalnego, dowódcy rodzajów wojsk

26. Ambasadorowie RP

27. Wojewodowie i prezydenci miast stopnia wojewódzkiego

28. Zastępcy prezesów/przewodniczących urzędów, komitetów i komisji sprawujących funkcje naczelnych lub centralnych organów administracji państwowej

29. Dyrektorzy generalni

30. Dyrektorzy

 

Lokalne uroczystości

Stanowiska w województwach, powiatach i gminach zasadniczo należałoby umieszczać w kolejności przedstawionej w tabelach.

APLA

Precedencja stanowisk administracji rządowej i samorządowej w województwie:

1.      Wojewoda

2.      Marszałek województwa

3.      Przewodniczący Sejmu Województwa

4.      Wicewojewoda

5.      Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej

6.      Przewodniczący Samorządowego Kolegium Odwoławczego

7.      Wiceprzewodniczący Zarządu Województwa (Wicemarszałek)

8.      Wiceprzewodniczący Sejmiku Województwa

9.      Członek Zarządu Województwa

10. Radny Województwa

11. Dyrektor Generalny Urzędu Wojewódzkiego

12. Skarbnik województwa

APLA

Precedencja stanowisk samorządowych w powiecie:

1.      Starosta

2.      Przewodniczący Rady Powiatu

3.      Wicestarosta

4.      Wiceprzewodniczący Rady Powiatu

5.      Członek Zarządu Powiatu

6.      Radny Powiatu

7.      Sekretarz Powiatu

8.      Skarbnik Powiatu

 

APLA

Precedencja stanowisk samorządowych w gminie:

1.      Wójt (burmistrz, prezydent)

2.      Przewodniczący rady gminy (miasta)

3.      Zastępca Wójta (burmistrza, prezydenta)

4.      Wiceprzewodniczący rady gminy (miasta)

5.      Radny gminy (miasta)

6.      Sekretarz gminy (miasta)

7.      Skarbnik gminy (miasta)


Należy pamiętać o pewnych uniwersalnych regułach. Po pierwsze: władza ustawodawcza witana jest zawsze przed wykonawczą. Nader często zdarza się jednak, iż gospodarz uroczystości wita wojewodę przed posłem czy senatorem. Parlamentarzystę należy powitać pierwszego. W przypadku równorzędnych stanowisk witamy według płci, następnie w kolejności alfabetycznej lub - w dyplomacji, w zależności od stażu zajmowanego stanowiska. Niekiedy tym kryterium może być wiek.

Zasadniczo - władza świecka przed duchowną

Kolejna zasada to pierwszeństwo szefów przed zastępcami. Nie dotyczy to relacji pomiędzy poszczególnymi szczeblami: wiceszef niższego szczebla terytorialnego (np. województwo) lub organizacyjnego (np. departament) ma pierwszeństwo przed szefem szczebla niższego (powiat, wydział).

Władzy świeckiej należne jest pierwszeństwo przed władzą duchowną. Szczególnie w takich wypadkach należy wykazać się taktem. Obecnych na uroczystościach przedstawicieli Kościoła, w szczególności hierarchów, nigdy nie witamy jako ostatnich, jako że nie pełnią kierowniczych stanowisk w państwie. Wiele zależy tu od miejsca i okoliczności oraz charakteru uroczystości. Pamiętać należy, iż przy pomocy odpowiednich zwrotów dodatkowo honorujemy takiego gościa. Nie dotyczy to oczywiście papieża, któremu przysługuje dodatkowo najwyższy honor należny głowie państwa. Trzeba pamiętać, iż wśród zaproszonych gości często bywają wybitni przedstawiciele świata kultury, nauki i innych „pozapolitycznych” dziedzin życia. Należy przy powitaniu umieścić ich odpowiednio wysoko, nie kierując się sztywno wymogami precedencji, lecz zasługami oraz autorytetem i szacunkiem, jakim dana osoba się cieszy.

Tylko człowiek na co dzień obeznany z niuansami precedencji może poradzić sobie z różnymi problemami, jakie mogą wynikać, zwłaszcza w czasie wielkiej uroczystości, gdy łatwo o tremę i zamieszanie. Warto, by kolejność powitania lub innego honorowania (miejsca za stołem, wbijanie gwoździ do sztandaru itp.) ustalić odpowiednio wcześnie i spisać. W razie zmian na liście przybyłych gości niech odpowiedzialny za kwestie organizacyjne urzędnik pomoże gospodarzowi lub osobie prowadzącej uwzględnić tę sprawę.

W razie zauważenia potknięcia (np. pominięcia ważnego gościa) należy w miarę szybko w sposób szczególnie serdeczny go powitać, przepraszając za nietakt.

Praktyczne, poprawne stosowanie zasad precedencji jest trudne nie tylko dla początkujących. W razie wątpliwości można zawsze zapytać o zasady protokołu osobę odpowiedzialną za tę sprawę w gabinecie wojewody lub marszałka.

poniedziałek, 26 listopad 2012 17:28

Powitania i entree: kto, komu, jak?

Witanie, żegnanie, podawanie ręki, przedstawianie się - i wiele innych elementarnych zachowań - może prowadzić do niezręczności, a nawet kłopotów.

Znajomość tych kwestii, a nade wszystko ich stosowanie, zwłaszcza w nieprzymuszony sposób, czyni życie i wzajemne kontakty międzyludzkie, i te prywatne, i służbowe, znacznie przyjemniejszymi.

Pozdrawianie

Zwrot „dzień dobry” to pozdrowienie znane na całym świecie, a jego używanie jest absolutnie obowiązkowe. Należy je jednak wypowiadać w sposób ciepły i pogodny, podobnie jak odpowiedź powinna być uprzejma. Pozdrawianie ludzi z ponurą miną na twarzy nie wygląda najlepiej.

Mężczyzna pozdrawia kobietę, podwładny – przełożonego, młodszy – starszego, grzeczniejszy – tego, kto zwleka z pozdrowieniem. Wchodzący do pomieszczenia, pozdrawia osoby w nim przebywające. Dotyczy to także przełożonego, gdy wchodzi do podwładnych. Osoba przechodząca obok stojących, kłania się im pierwsza. Uprzejmy szef-mężczyzna nie czeka na ukłon podwładnej mu kobiety ani zatrudnionego wiele lat pracownika w wieku emerytalnym.

Niegdyś pozdrowieniom towarzyszyły ukłony, niezwykle ważna była znajomość dość skomplikowanego ceremoniału. Dziś to raczej uprzejmy, dobrze świadczący o człowieku gest. Jednak mile widziany jest także ukłon, wykonany w stosunku do osób, którym składamy gratulacje, których pozdrawiamy albo się z nimi rozstajemy, bo zakończyła się jakaś owocna misja (funkcja, praca).

Ukłon wobec osobistości, które gościmy, jest czymś oczywistym (głowy państw, szefowie rządów, głowy kościołów, autorytety). Przy powitaniach, w czasie skinienia głową, mężczyzna powinien uchylić kapelusza. Oczywiście, jeśli takowy na głowie aktualnie posiada.

Podawanie ręki

Nie ma dzisiaj obowiązku podawania spotykanym osobom ręki, choć w naszej kulturze jest to gest dobrze widziany. Należy jednak pamiętać, że obowiązuje w tych sytuacjach zasada odwrotna niż przy powitaniach. Tak więc: starszy podaje rękę młodszemu, przełożony – podwładnemu. Kobieta wita w ten sposób mężczyznę (pamiętajmy o tym!).

Panowie wielokrotnie jednak podkreślają, iż wiedzą o opisywanej właśnie zasadzie, ale często spotykają się z pasywnością pań, czekających na pierwszy gest ze strony mężczyzn. Zastanawiają się wtedy: - Czyżby panie o tej starej zasadzie nie wiedziały? Chcąc zatem uniknąć niezręcznej – jak mówią – sytuacji, śpieszą na ratunek i pierwsi podają damom rękę. Prawidła dobrego wychowania głoszą, iż jeśli mężczyzna, witając panią skinieniem głowy, nie spotka się z jej wyciągniętą dłonią, powinien poprzestać na tymże ukłonie.

Istnieją jednakże sytuacje, kiedy mężczyźni podają rękę kobietom pierwsi. Dotyczy to zwłaszcza witania dostojników państwowych i publicznych, przełożonych, w pewnych sytuacjach sędziwych mężczyzn, gdy ich rozmówczyniami są młode kobiety. Tak w tej sytuacji, jak i w wielu innych, wątpliwych przypadkach, przywołujemy zdrowy rozsądek.

Dłoń - nie ryba!

Podaną dłoń ściskamy pełną ręką (nie końcami palców), pewnie i stanowczo, jednak bez potrząsania i nie - bezwładnie. Musimy pamiętać, że uścisk dłoni stanowi pewien sygnał. Silny i stanowczy uścisk (nie mylić z żelaznym) sugeruje, że mamy do czynienia z osobą wyrazistą, zdyscyplinowaną. Uścisk lekki i wykonany niepełną dłonią, może budzić nasze wątpliwości i powodować ambiwalentne sądy na temat witającej nas osoby lub wywoływać brak pozytywnego wrażenia z pierwszego kontaktu.
Uścisk dłoni, określany jako syndrom śniętej ryby, nie budzi zaufania i rodzi przykre odczucia, podobnie jak uścisk wykonany dłonią spoconą.

Kiedy nie podajemy ręki?

Istnieją sytuacje, gdy ręki nie podajemy, np. gdy jesteśmy obładowani pakunkami albo gdy mamy brudne lub mokre dłonie. Zasadniczo nie powinno się podawać ręki w rękawiczce, chyba że stanowi ona element kobiecej kreacji. Nie podajemy też przedramienia zamiast dłoni. Nie witamy się przez stół, ani tym bardziej sięgając do kogoś tuż przed twarzą siedzącej obok nas osoby. W przypadku większej liczby osób witamy się tylko z gospodarzem reszcie towarzystwa mówiąc ogólne „dzień dobry”. Mężczyźni nie powinni podawać ręki, siedząc (wyjątek niekiedy dotyczy głów państw i kościołów czy sędziwych jubilatów). Kobieta zaś wstaje przy podawaniu ręki, gdy ma do czynienia z dostojnym gościem lub znacznie od siebie starszą kobietą.   

Cmok-nonsens?

Całowanie kobiet w rękę ma wielu zwolenników i podobnie wielu przeciwników, choć w naszym kręgu kulturowym jest dość powszechne. Podczas moich licznych szkoleń i wykładów indagowane w tej kwestii panie w przytłaczającej większości przypadków stwierdzają, iż pocałunek w rękę w czasie kontaktów zawodowych wprawia je w zakłopotanie i raczej wolałyby, by mężczyźni ograniczyli się do uścisku.

Jeśli mężczyzna całuje kobiecą dłoń, powinien pamiętać, by ten pocałunek stanowił bardziej muśnięcie niż cmoknięcie i by całujący pochylił się, nie zaś podnosił rękę kobiety wysoko w górę.

Przedstawianie

Zwłaszcza dla gospodarza przedstawianie należy do niemalże rutynowych czynności. Przedstawiając innym nieznane im osoby, gospodarz powinien pamiętać, iż panuje tu zasada podobna jak przy powitaniu. Młodszego przedstawiamy starszemu, mężczyznę - kobiecie, podwładnego - przełożonym, osobom w jakikolwiek inny sposób społecznie (towarzysko etc.) uprzywilejowanym – przedstawiamy te mniej uprzywilejowane.

W kontaktach służbowych najpierw wymieniamy tytuł (stopień, funkcję etc.) i imię oraz nazwisko osoby przedstawianej, później wszystkie te kwestie - tej, której kogoś przedstawiamy. Pamiętajmy, iż w naszej kulturze niezbyt eleganckie byłoby podanie tylko nazwiska (jest to sprawa dopuszczalna jedynie wobec interesantów w urzędach). Także we wzajemnych relacjach byłoby niezręcznie zwracać się do kogoś po nazwisku (panie Nowak, pozwoli pan…).

Pamiętajmy też, iż osoby powszechnie znanej nie należy przedstawiać. Pełniąc rolę gospodarza, warto się również upewnić, czy osoby, które chcemy przedstawić, sobie tego życzą. (Może się np. zdarzyć, iż gościmy u siebie np. adwersarzy, którzy jednak nie mieli okazji osobiście się poznać).

W wielu sytuacjach gospodarz nie jest w stanie przedstawić sobie wszystkich gości z powodu ich ilości oraz charakteru spotkania. W takich sytuacjach możemy dokonać swojej prezentacji osobom, z którymi bądź przesiadujemy, bądź prowadzimy rozmowę. W którymś momencie rozmowy warto się przedstawić, podając imię i nazwisko oraz ewentualne miejsce pracy i funkcję. Obowiązuje reguła jak przy powitaniach. Młodszy przedstawia się starszemu, mężczyzna - kobiecie. Kiedyś osoby sobie przedstawiane mówiły „Bardzo mi miło”, pozostając niejako w podobnym tonie. Dziś się tego nie praktykuje. Powitaniu towarzyszy raczej uśmiech i w wyjątkowych przypadkach, zgodna z prawdą formuła „Cieszę się, że mogłem pana/panią poznać.”

Poruszonym tu kwestiom towarzyszy jeszcze jedna, bardzo istotna sprawa. Mianowicie zachowanie uprzejmości przy wchodzeniu do i wychodzeniu z pomieszczeń. Młodszy powinien udzielić pierwszeństwa starszemu, mężczyzna - kobiecie, podwładny – przełożonemu. Zdarzają się jednak oczywiście wyjątki. Do nich z pewnością należy sytuacja często dla pań krępująca, gdy mężczyzna w swojej osobliwej uprzejmości prosi damę, by ta pierwsza wchodziła po schodach. Dla każdej pani, nie tylko tej, ubranej w sukienkę, to sytuacja nader niekomfortowa. Panowie, pamiętajcie, przy wchodzeniu na schody, to my wkraczamy na nie pierwsi.

wtorek, 30 październik 2012 17:42

Grzeczność popłaca

Kontakty z przedstawicielami rozlicznych instytucji, biznesmenami, ludźmi z zagranicy, których należałoby pozyskać, a nade wszystko z mieszkańcami, którym osoby na stanowiskach służą, wymagają nie tylko merytorycznej wiedzy, ale także umiejętności odpowiedniego zachowania się.

Dobre maniery to nie sztuczny rytuał, który otrzymaliśmy od przodków, rygorystycznie celebrujących konwenanse. To wprawdzie wywodząca się z przeszłości, lecz niezwykle praktyczna umiejętność właściwego zachowania się w każdych okolicznościach. Zasady savoir vivre’u mają ułatwić codzienne, międzyludzkie kontakty i wprowadzić do nich życzliwość, a nawet ciepło i dobro. Mają także wyeliminować z nich wszystko to, co przykre: chłód i pychę, agresję, wyniosłość i egoizm. 
 
Bon ton to także umiejętność elastycznego stosowania tych zasad. Dobre maniery bowiem nie krępują i nie utrudniają nam życia, wręcz przeciwnie, przynoszą poczucie swobody i pozwalają być sobą.
 
Nieznajomość etykiety – boli
 
Uniwersalny imperatyw, czyń tak, jak byś chciał, by tobie czyniono, pasuje znakomicie i do tej sfery życia. Mądre stosowanie reguł savoir-vivre’u w służbie publicznej czyni tę pracę przyjemną, pozwala osiągać wiele z zamierzonych celów, przysparza ciepłych ocen i zwykłej ludzkiej życzliwości, a nawet sympatii.
 
Pamiętajmy także, że ich nieznajomość lub niewłaściwe stosowanie przysporzyło „ludziom na urzędzie” ogromu kłopotów. Któż nie zna skonfundowanych włodarzy gmin, powiatów czy województw, którzy – witając gości, pominęli kogoś ważnego, przekręcili jego nazwisko, bądź wymienili go w kolejności rażąco odbiegającej od obowiązującej w państwie precedencji stanowisk i funkcji? 
 
W trakcie swojej pracy byłem świadkiem licznych takich przypadków. Zdarzyło mi się nawet uczestniczyć w uroczystości, w czasie której wysoko postawiony gospodarz przywitał licznie przybyłych parlamentarzystów zwrotem: „Witam szanownych parlamentariuszy!”
 
Errare humanum est, czyli „błądzenie jest rzeczą ludzką”. Należy jednak czynić wszystko, by nie była to sentencja nazbyt często nas usprawiedliwiająca.
 
Umieć się zachować – nie tylko w urzędzie
 
Od ludzi pełniących służbę publiczną wymaga się więcej niż od innych. Podlegają oni bacznej obserwacji i ocenom wielu uczestników życia społecznego. 
 
Ponadto zachowania w relacjach z ludźmi muszą być osadzone w szerszym kontekście, w przeciwnym razie będą formalne, kostyczne i w istocie mogą stanowić swoje zaprzeczenie. Człowiek kierujący się w życiu zawodowym regułami dobrego zachowania musi to czynić także w życiu prywatnym. Dysonans: kulturalny szef w pracy i arogancki małżonek w domu, stawia jednostkę poza nawiasem dobrych manier.
 
Słowny, dyskretny i moralny
 
Złoczyńca, choćby stosował się w najdrobniejszych detalach do reguł savoir vivre’u, dalej będzie złoczyńcą. Dlatego osadzenie reguł zachowania w wymiarze moralnym pogłębia ich sens i treść.
Człowiek dobrze wychowany np. to człowiek tolerancyjny, ale nie fanatyk tolerancji zdeformowanej przez karykaturalną poprawność polityczną, to ktoś umiejący określić granice tolerancji, bo za nimi zaczyna się już krzywda drugiego człowieka. To człowiek przywiązany do dyskrecji, słowności, punktualności oraz szeroko rozumianej zasady starszeństwa.
 
Nie zawsze trzeba doktrynalnie
 
Słyszę niekiedy od samorządowców, że w zachowaniach publicznych nie da się wszystkiego przewidzieć. Absolutnie mają rację. Kodeksy, protokoły, reguły etc. są tylko drogowskazami, pokazują kierunek, formę, sposób postępowania. Życie bywa bogatsze od przypadków w nich określonych, stąd też musimy czasami kierować się zwykłym, ludzkim zdrowym rozsądkiem. Kierowanie się tylko literą reguł, nie bacząc na ich ducha, prowadziłoby do głupoty, a nawet wiązałoby się z obrazą niewinnych osób. 
 
Mężczyzna, który - bez względu na okoliczności - twierdzi, że kobieta powinna kroczyć tylko po jego prawej stronie (w istocie jest to strona honorowa), może niekiedy narazić ją na niewygody (np. kałuże rozpryskiwane przez samochody), a nawet szkody (złodzieje torebek na motocyklach). Rozsądek nakazuje w takich wypadkach zaoferować damie - lewe ramię. Jako żywo przypomina mi się również anegdota, jak pewnego letniego dnia, w porze lunchu, doświadczony dyplomata przyjmował swego młodego kolegę po fachu. Podano owoce morza i - stosowne do umycia rąk po jedzeniu, naczynie z wodą i cytryną. Młody gość wypił połowę zawartości miseczki i w związku z tym nasz gospodarz… uczynił to samo. Tylko źle wychowany pan domu zachowałby się inaczej. 
 
Ów zdrowy rozsądek, będący często oznaką mądrości, jest nią także w kontaktach międzyludzkich. Czasami bowiem bycie niewolnikiem konwenansów wystawia nas na śmieszność, a w naszych gościach może wywołać zakłopotanie, by nie rzec, sprawić im przykrość.
 
Warto się uczyć!
 
Nie jest grzechem czegoś nie wiedzieć, natomiast szkodliwą jest rzeczą – ucieczka przed wiedzą, która ma tej niekompetencji zaradzić. Ludzie nie rodzą się wszystkowiedzący, tylko tę naukę, często przez całe lata, zdobywają. 
 
Relacje międzyludzkie, i te zawodowe, i te prywatne, określone są przez różne, bardzo liczne elementy. Należą do nich m.in.: nasz wygląd, ubiór, sposób prowadzenia rozmowy, zachowanie się na przyjęciach, czy uroczystościach. Ale wchodzi w ich skład również: redagowanie najprzeróżniejszych pism, tytułowanie gości, obdarowywanie ich upominkami, składanie kwiatów, wizyt, wizytówek, prowadzenie rozmów telefonicznych. Nie unikniemy koniecznej znajomości tych zasad przy organizowaniu balów, prowadzeniu tańca, wyborze restauracji, czy trunków, zachowaniu porządku miejsc przy stole i w samochodzie. Bon ton dotyczy także postawy na pogrzebach i sposobu przesyłania kondolencji, składania gratulacji i życzeń. Etykieta pomoże nam przy przyjmowaniu interesantów i VIP’ów, w rozmowie z sekretarką i przy organizacji konferencji prasowej. Jej zasady okażą się pomocne przy przyjmowaniu delegacji rządowej i zagranicznej, odznaczeniach państwowych i regionalnych, czy organizacji świąt narodowych. Reguły savoir vivre’u poratują nas w czasie uroczystości wzruszających, takich jak pożegnanie pracownika, jak i tych oficjalnych, jak: dożynki, przecięcie wstęgi, wmurowanie kamienia węgielnego i aktu erekcyjnego, odsłonięcie płyty i w wielu, wielu innych sytuacjach.
 
Dlatego właśnie zostałem poproszony przez Redakcję Gminy, by P.T. Czytelnikom o tych wyjątkowych i bardzo przydatnych zasadach bon tonu przypomnieć.
 
ARCHIWUM

PARTNERZY


O nas
W bieżacym numerze
Na marginesie
Aktualności
Warto przeczytać 


REKLAMA