Wydawnictwo Publicus Sp. z o.o.
04-260 Warszawa, ul. Jedwabnicka 1
tel/fax: +48 22 610 10 99 w. 26
Bank Zachodni WBK SA XVII Oddział Warszawa 
08 1090 1753 0000 0001 1981 0954

Ostrzeżenie

JUser::_load: Nie można załadować danych użytkownika o ID: 50.

środa, 24 kwiecień 2013 21:02

Usługi publiczne z perspektywy Europy

Czy codzienność urzędu samorządowego ma jakiś związek z biegiem życia Unii Europejskiej? Na pewno tak. Od czasu, kiedy w tejże Unii jesteśmy można rzec, że życie urzędu, to w pewnym sensie jeden z elementów codzienności Unii. Zastanówmy się zatem, jak nasi europejscy współobywatele patrzą na usługi publiczne i w jaki sposób realizują oni dostęp do tych usług drogą elektroniczną.

Kilka ważnych pojęć

Pojęcie usługi publicznej nie zostało jednoznacznie zdefiniowane w prawodawstwie unijnym i krajowym. Odczytując jednak intencję zapisów artykułów 16 i 86 Traktatu Wspólnoty Europejskiej w praktyce przyjmuje się, że:

•          usługa publiczna dotyczy wszystkich potrzeb obywateli, obsługiwanych bezpośrednio przez instytucje publiczne albo przez instytucje niepubliczne w imieniu instytucji publicznych,

•          usługa publiczna jest realizowana w trybie ciągłym, ma charakter powszechny, niedyskryminujący kogokolwiek i jest realizowana po najniższych możliwych kosztach.

Przyjmując możliwość wykorzystania drogi elektronicznej do realizacji usług publicznych, mamy do czynienia z potencjalnym polem ustanowienia tzw. „elektronicznej usługi publicznej”, czyli usługi publicznej świadczonej drogą elektroniczną. Zgodnie z definicją tego pojęcia z unijnej dyrektywy 77/388/EWG, zaimplementowanej w polskiej ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną, „usługa elektroniczna” jest świadczona wyłącznie dzięki wykorzystaniu technologii teleinformatycznych za pośrednictwem sieci Internet lub innej sieci cyfrowej.

A zatem, jeżeli chcemy mówić o usługach administracji publicznej świadczonych jako usługi elektroniczne, to musimy zapewnić możliwość ich świadczenia wyłącznie drogą elektroniczną. Od razy widzimy, że nie jest możliwe ze względów formalnych uruchomienie całego zakresu usług publicznych jako usługi elektroniczne. Spójrzmy chociażby na czynności związane z wydaniem dowodu osobistego czy paszportu. Osoba, która chce otrzymać taki dokument, powinna pojawić się w urzędzie przynajmniej jeden raz, aby można było stwierdzić jej autentyczność, czyli że „ja to ja”. Nie należy zatem generalizować zagadnienia i z założenia nakazywać przeniesienie wszystkich usług do wyłącznej drogi elektronicznej. Ważne jest przeprowadzenie odpowiedniej klasyfikacji poszczególnych usług – procedur administracyjnych – po to, aby na tej podstawie ustalić, które z nich można zelektronizować całkowicie, a które tylko częściowo. Każda taka decyzja musi być poprzedzona dogłębną analizą i być zakończona wiarygodnym uzasadnieniem. Dopiero potem można rozpocząć proces elektronizacji usług publicznych obsługiwanych w urzędzie.

Trudne początki

Realne działania dotyczące informatyzacji i rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce sięgają początków obecnego stulecia. Pierwszą strategią były tzw. „Wrota Polski” z grudnia 2002 r. ustanowione przez ówczesny Komitet Badań Naukowych. Przyjęto wtedy, że misją programu skojarzonego z Wrotami jest zwiększenie o 10 procent rzeczywistej – a o 40 procent potencjalnej – efektywności administracji publicznej, związanej ze świadczeniem usług publicznych oraz z realizacją innych zadań publicznych. W tamtym czasie Polska była na przedostatnim miejscu na tle krajów UE jeżeli chodzi o poziom świadczenia usług elektronicznych administracji publicznej i – również na przedostatnim miejscu – jeżeli chodzi o procent populacji z dostępem do Internetu. Zostały również przeprowadzone badania oczekiwań związanych z usługami elektronicznymi. W ich wyniku ustalono, że dla osób fizycznych najważniejsze są usługi elektroniczne dotyczące:

1.       wydawania paszportu,

2.       wydawania dowodu osobistego,

3.       uzyskiwania rent i emerytur z ZUS,

4.       uzyskiwania zasiłków z ZUS i z opieki socjalnej,

5.       zgłoszeń na policję,

6.       umawiania się do lekarza,

7.       rozliczania podatków PIT,

8.       otrzymywania pozwolenia na budowę.

W wyniku badań potrzeb przedsiębiorców uznano, że najważniejsze dla nich usługi, to:

1.       możliwość sprawozdawania i rozliczania się z ZUS,

2.       rozliczanie podatków CIT i VAT,

3.       obsługa czynności celnych,

4.       obsługa zamówień publicznych.

Warto zauważyć, że podobny zakres usług publicznych został również zdefiniowany w priorytetach europejskich. Jest on wprawdzie nieco szerszy, ale nie zmienia to naszej wiedzy o ogólnych preferencjach. Do dzisiaj zarówno w Europie, jak i w Polsce, trwają prace nad sukcesywnym wdrażaniem kolejnych usług publicznych. Wdraża się ich coraz więcej. Możemy na przykład rozliczyć się z podatków przez Internet. Podobnie wygląda to w kontakcie z ZUS.

Pełniejsza lista oczekiwanych – i w wielu wypadkach już wdrożonych – elektronicznych usług administracji publicznej została przedstawiona w 2007 r. w ówczesnym Planie Informatyzacji Państwa, który obecnie ma być zastąpiony przez nowy Plan (MAiC jeszcze nad nim pracuje). Plan z 2007 r. jest ostatnim takim dokumentem rządowym w Polsce i od czerwca 2010 r. nie jest on już obowiązujący. Nowszego takiego dokumentu do tej pory nie ma. Dlatego też nawiązujemy w tym miejscu do tego właśnie planu. Wskazano w nim 24 usługi publiczne, które zaplanowano do przeniesienia na drogę elektroniczną. Wiele z nich zelektronizowano z powodzeniem, ale wiele innych – jeszcze nie. Ważne jednak, że prace zapoczątkowane w latach 2002-2007 są nadal realizowane, co daje perspektywy na przyszłość.

Przykłady z Europy

W Europie tradycyjnie prym wiodą kraje nordyckie, Holandia i Szwajcaria. W rankingach światowych są one najczęściej w pierwszej dziesiątce najbardziej zinformatyzowanych krajów świata. Wieloletnim liderem tych rankingów jest Dania. Kraj ten jest otwarty na  usługi elektroniczne w bardzo wielu obszarach. Polska natomiast wypada w tych rankingach bardzo blado. Jest powyżej 60. miejsca i wciąż spada. Według znawców tematu, główną tego przyczyną jest zbyt słaba aktywność instytucji państwowych w zakresie uaktywnienia sektora teleinformatycznego. Ogromnym problemem są przede wszystkich bariery prawne.

Jako jeden z przykładów rozważmy, bardzo trudne do wdrożenia, usługi e-zdrowotne. 

Dania jest krajem otwartym na różne narodowości. Są na przykład dostępne e-serwisy administracji publicznej w języku polskim. Wystarczy spojrzeć na stronę internetową http://www.livinskive.dk, na której możemy znaleźć informacje dla Polaków o tym, jak załatwić podstawowe sprawy dotyczące pobytu, pracy i edukacji w Danii. W sąsiednich Niemczech sprawa wygląda już zupełnie inaczej. W federalnej strukturze administracji trudno jest odnaleźć tak dobrze zintegrowane i spójne systemy administracyjne, jak to ma miejsce w Danii. W Niemczech opracowano dedykowany trójpoziomowy model architektury interoperacyjności, czyli współdziałania systemów administracji poziomów lokalnego, regionalnego i krajowego. Więcej o tym pomyśle, który jest dobrym wzorem dla Polski, napiszemy w jednym z kolejnych artykułów.

Unia Europejska w ramach wielu różnych programów finansuje ciekawe projekty e-administracji dla poziomu lokalnego i regionalnego. Są to programy przewidziane dla administracji samorządowej. Idąc tropem portalu dobrych praktyk dostępnego pod adresem http://www.epractice.eu i kilku innych, można przytoczyć kilka ciekawych przykładów.

Wiele interesujących projektów dotyczy rozwoju informatyzacji obszarów wiejskich. Można tutaj wspomnieć o paneuropejskim projekcie Collaboration@Rural ograniczającym bariery geograficzne dla rybaków, rolników i MSP startujących na wsi. Był on finansowany w ramach 6. Programu Ramowego UE i skupiał 33 partnerów z całej Europy. Spora grupa projektów dotyczy elektronicznych zamówień publicznych. Zrobiły to chociażby Dania, Szwecja, Szkocja, Anglia, Walia, Burgundia.  Mamy tutaj również polską platformę zrealizowaną przez Urząd Zamówień Publicznych. Ciekawe są również projekty wielofunkcyjnych kart elektronicznych używanych w dużych aglomeracjach i zintegrowanych regionach do parkowania, poruszania się komunikacją miejską, czy też zwiedzania muzeów. Takie projekty wdrożono na przykład w Szwecji i Anglii.

Duża grupa projektów została skierowana na ułatwienie rejestracji działalności gospodarczej przez Internet. Są one podobne do niedawno wdrożonego projektu rejestracji działalności gospodarczej w Polsce. Akurat tutaj nasze gminy miały dużo pracy z przeniesieniem lokalnych baz EDG do systemu centralnego, zrealizowanego przez ministra gospodarki.

Europejskie regiony turystyczne mocno inwestują w projekty udostępniające zintegrowaną informację turystyczną, informację o dostępnej bazie hotelowej, o ciekawych imprezach oraz o pogodzie. Systemy te bardzo często udostępniają dedykowane inteligentne karty elektroniczne do korzystania z lokalnej infrastruktury turystycznej. Każdy narciarz, który odwiedził Austrię, Szwajcarię, Francję, Czechy, Słowację czy Włochy na pewno spotkał się z systemem tzw. skipassów udostępniających infrastrukturę narciarską na danym terenie. Takie rozwiązania są od niedawna z powodzeniem wdrażane również w Polsce.

Jeszcze sporo pracy przed nami

Urzędy w Polsce od wielu lat pracują nad rozwojem usług elektronicznych. Jest to realizowane z różną intensywnością. Można wskazać wiele urzędów, które są w awangardzie, ale również sporo takich, przed którymi jeszcze dużo pracy. Dzisiaj mamy lepszą sytuację niż dziesięć lat temu, kiedy informatyzacja w Polsce raczkowała. Zmieniła się mentalność ludzi. Większość z nas spotkała się już z Internetem i komputerem. Znacznie zwiększył się zasięg Internetu w Polsce i istotnie spadły ceny komputerów, tabletów czy też telefonów komórkowych z dostępem do Internetu. Wielu z nas korzysta z telewizji cyfrowej. Można uznać, że nasza codzienność została skutecznie uzależniona od informatyki.

Dlatego warto nadal pracować nad zwiększeniem podaży e-usług przez nasze urzędy. Podniesie to komfort życia mieszkańców, ale również pomoże w efektywnej organizacji pracy urzędów. Dzięki temu uzyskamy właściwą dostępność urzędu, a także lepszy jego wizerunek. Dlatego warto budować nowoczesny e-urząd w naszej gminie, powiecie, mieście i województwie. Nie ma powodu, abyśmy nadal pozostawali w ogonie Europy i świata.

Naszych Czytelników prosimy o przysyłanie informacji o ciekawych wdrożeniach usług elektronicznych w Waszych wsiach, miasteczkach i miastach. Będziemy o tym pisać na łamach naszego pisma.

środa, 24 kwiecień 2013 20:37

NIELEGALNE WYSYPISKA BĘDĄ NADAL ISTNIAŁY

Z Wójtem Gminy Czosnów, Antonim Kręźlewiczem rozmawia Grzegorz Bliźniuk

GRZEGORZ BLIŹNIUK: Czy wdrożenie wymogów ustawy śmieciowej w gminie Czosnów będzie zadaniem łatwym, czy wręcz przeciwnie – nastręczy wielu problemów?

ANTONI KRĘŹLEWICZ: Wdrożenie „ustawy śmieciowej” będzie dla nas bardzo trudne. Mocno zbiurokratyzowała ona czynności związane z recyklingiem odpadów. Jej twórcy chcieli, abyśmy do 2020 roku doprowadzili do europejskiego poziomu zbiórki selektywnej z obecnych 10 procent do 50 procent wszystkich odpadów. Trudne jest to również dlatego, że nie mamy odpowiednich narzędzi, aby niejako „w biegu” przejąć wszystkie obowiązki w zakresie gospodarki odpadami. Musimy zbudować odpowiednią obsługę administracyjną całego zagadnienia, punkty selektywnej zbiórki odpadów oraz przeprowadzić bardzo trudną procedurę zamówień publicznych.

Pewnym problemem jest również ustalenie, gdzie kto mieszka. Przepisy ustawy nakazują bowiem odbiór odpadów od wszystkich mieszkańców. W naszej gminie wielu mieszkańców zamieszkuje         w budynkach nieodebranych, które mają jeszcze status formalny budowy. Są również mieszkańcy, którzy faktycznie mieszkają w naszej gminie, ale są zameldowani gdzie indziej. Łącznie szacuje się, że mieszkańców o nieunormowanym statusie jest około 15 do 20 procent. Dlatego uruchomiliśmy sołtysów i innych naszych urzędników, aby ustalić skąd odpady powinny być odbierane. Ustawa nakazuje nam bowiem odbiór odpadów od wszystkich naszych mieszkańców – bez względu na ich status formalny.

Jest też inny problem, jakiego my w Czosnowie na szczęście nie mamy. Kłopot dotyczy zakładów komunalnych wywożących odpady. Teraz takie zakłady muszą stanąć do przetargów. Co się stanie, kiedy ich nie wygrają? Taki zakład trzeba będzie rozwiązać. Warto pamiętać, że wiele gmin otrzymało dotacje unijne na uruchomienie tych zakładów. Jak zatem je utrzymać zgodnie z wymaganym okresem trwałości inwestycji finansowanych z funduszy UE? Jeżeli nie będą one mogły wywozić odpadów, bo nie wygrają u siebie przetargów, to będą musiały być zlikwidowane. Wtedy gminy staną przed zagrożeniem koniecznością zwrotu otrzymanych wcześniej dotacji. Z czego wziąć na to środki? Z budżetów gmin? Mamy więc do czynienia również z dużym problemem formalnym i ekonomicznym.

Nowe zasady recyklingu mają doprowadzić do zlikwidowania nielegalnych wysypisk śmieci. Czy Czosnów również boryka się z tym problemem?

Tak. Znamy takie nielegalne wysypiska na obrzeżach Puszczy Kampinoskiej oraz nad Wisłą. Nie są to duże wysypiska, ale raczej miejsca porzucania odpadów. Nie sądzę jednak, aby nowe zasady gospodarki odpadami całkowicie zlikwidowały ten problem. Jeżeli ktoś zapłaci za wywóz, to swoje śmieci zapewne wystawi przed bramę. Jednak chyba nie wszyscy będą wyrzucać śmieci prawidłowo. Dotyczy to zwłaszcza odpadów budowlanych czy przemysłowych. Myślę, że nielegalne wysypiska będą istniały nadal. Będziemy obserwować to zjawisko i podejmować działania zamierzające do wyeliminowania takich zachowań.

W jaki sposób będzie organizowany recykling odpadów w Czosnowie?

Recykling zaczyna się od selekcji odpadów w domach. Następnie firma, która odbiera odpady ma obowiązek przekazać je do instalacji odzysku i unieszkodliwiania, zgodnie z hierarchią postępowania z odpadami, o której mowa w ustawie o odpadach.Gmina Czosnów nie będzie zatem organizować własnej sortowni, czy spalarni śmieci.

Często mamy do czynienia z problemem złej jakości dróg gminnych i prywatnych w porze roztopów wiosennych, czy też wzmożonych opadów deszczu. Często drogi są wąskie i trudno dostępne. Duże śmieciarki mogą nie poradzić sobie z utrudnionym dojazdem, a nie można też wymagać od mieszkańców przewożenia śmieci do miejsc łatwo dostępnych. Czy gmina bierze to pod uwagę?

Bierzemy pod uwagę ten aspekt. Sytuacje ekstremalne trzeba jednak rozpatrywać indywidualnie. Firma wywożąca musi wtedy przysłać mniejszy samochód. Myślę jednak, że takie kłopoty będą rzadkie i poradzimy z nimi sobie w sposób indywidualny. Uwzględniamy to również w warunkach przetargu, który ogłaszamy w związku z koniecznością odbioru odpadów od mieszkańców. Firma, która wygra przetarg będzie musiała poradzić sobie z takimi utrudnieniami, jeżeli one wystąpią. Nie pozostawimy mieszkańców z ich odpadami samymi sobie.

Co się stanie, jeżeli gmina nie rozstrzygnie przetargu na czas? Mieszkańcy muszą przecież wcześniej wypowiedzieć swoje indywidualne umowy na wywóz odpadów.

Nie pozostawimy mieszkańców gminy Czosnów bez opieki. Przewidzieliśmy odpowiednie ruchy zaradcze do czasu rozstrzygnięcia przetargu w sytuacji, gdybyśmy nie podpisali odpowiedniej umowy do dnia 1 lipca 2013 r. Ustawodawca dał nam tutaj odpowiednie możliwości. Dlatego też nasi mieszkańcy nie powinni niczego się obawiać.

Dlaczego nowe koszty wywozu odpadów będą wyższe niż jest to obecnie? Problem dotyczy całej Polski.

Wywóz odpadów zgodnie z nowymi zasadami podlega dużo większym rygorom proceduralnym niż to miało miejsce do tej pory. Każde wysypisko musi mieć specjalne certyfikaty. Wiele dotychczasowych wysypisk będzie musiało być zamkniętych. Dojdą nowe składowe kosztów, jakich do tej pory nie było. Podczas kalkulacji naszej ceny braliśmy pod uwagę koszty administracyjne, koszty wywożenia odpadów wyłącznie na wysypiska certyfikowane spełniające wyższe standardy, koszty organizacji stałego punktu selektywnej zbiórki odpadów, koszty organizacji odpowiedniej bazy. Do tej pory takich kosztów nie trzeba było ponosić.

Dziękuję za rozmowę.

sobota, 23 marzec 2013 14:15

Dokument elektroniczny w urzędzie

Elektronizacja dokumentów jest już codziennością. Używamy elektronicznych faktur, elektronicznej poczty czy też elektronicznych zamówień w sklepach internetowych. Czy zatem dokument elektroniczny jest konieczny również dla urzędu w jego codziennej pracy?

Przykład z biznesu

W 2005 roku w znanej fabryce Opla w Gliwicach wdrożono system elektronicznych dokumentów akcyzowych. Fabryka Opla codziennie sprowadzała komponenty do produkcji swoich samochodów z sąsiednich krajów, a także prowadziła aktywny eksport swoich wyrobów. Obsługa papierowa wszystkich dokumentów akcyzowych była bardzo pracochłonna, zajmowała dużo czasu i zużywała zbyt duży budżet. Według szacunków szefostwa firmy koszt i czas zaoszczędzony dzięki pełnej elektronizacji obsługi dokumentów akcyzowych wyniósł około jednego miesiąca roboczego. Oznacza to, że dzięki tej elektronizacji dokumentacji firma zyskała niejako jeden miesiąc w ciągu całego roku. To bardzo dużo.

Obowiązki prawne

Na podstawie zapisów ustawy o informatyzacji, o której pisaliśmy już na łamach „Gminy”, urzędy mają prawo – a często również obowiązek – przyjmowania pism drogą elektroniczną. Dzieje się to na przykład za pośrednictwem tzw. elektronicznej skrzynki podawczej (ESP). ESP jest specjalizowanym elementem infrastruktury informatycznej urzędu, odpowiedzialnym za prawidłowe przyjmowanie pism elektronicznych i poświadczanie ich przyjęcia przez urząd. Osoba wysyłająca takie pismo otrzymuje tzw. urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które stanowi substytut klasycznej pieczęci potwierdzającej wpłynięcie dokumentu papierowego do urzędu w określonym czasie.

Jedną z możliwości wdrożenia ESP w urzędzie jest wdrożenie oferowanego przez rząd rozwiązania pochodzącego z systemu ePUAP. Można również wdrażać własne rozwiązania bazujące na podpisie elektronicznym bez wykorzystywania ePUAP. Trzecią możliwością jest połączenie obu rozwiązań, ponieważ ePUAP współpracuje zarówno ze swoim profilem zaufanym, jak również z podpisem elektronicznym, zgodnym z ustawą o podpisie elektronicznym.

Warto pamiętać, że – zgodnie z zapowiedziami rządowymi – planowana obecnie nowelizacja ustawy o informatyzacji ma jeszcze bardziej rygorystycznie wprowadzić obowiązek budowania ESP we wszystkich urzędach.

Nie wszystko można elektronizować

Analizując organizację pracy urzędu, trzeba wziąć pod uwagę, że nie wszystkie czynności administracyjne i nie wszystkie dokumenty powinny podlegać elektronizacji. Ważne jest, aby w urzędzie sklasyfikować te czynności i dokumenty, które ze względu na właściwości poszczególnych spraw mogą być przenoszone do wyłącznej postaci elektronicznej. Jeżeli takowe zostaną zidentyfikowane, należy rozważyć wdrożenie elektronicznej drogi wnoszenia spraw do urzędu i w ślad za tym ESP, UPO i elektronicznego obiegu spraw i dokumentów (tzw. workflow). Następnie konieczne jest uruchomienie odpowiednich prac po stronie urzędu, zmierzających do wdrożenia właściwych rozwiązań informatycznych. W tym miejscu warto przybliżyć zagadnienie tzw. modelowania procesów biznesowych.

Zdarzają się duże wpadki

Pod koniec 2012 roku Ministerstwo Transportu miało ambicję w pełni zelektronizować proces obsługi egzaminowania przyszłych kierowców ubiegających się o uzyskanie prawa jazdy. W obiegu dokumentów elektronicznych miały znaleźć się między innymi starostwa powiatowe i WORD-y. Po kilku miesiącach od wdrożenia dedykowanego systemu informatycznego, tj. w dniu 20 lutego 2013 r., Ministerstwo Transportu musiało się przyznać do swoich błędów i przywrócić klasyczny, papierowy obieg dokumentów. Słowa skruchy ministra Sławomira Nowaka zdały się na niewiele. Przez wiele miesięcy kandydaci na kierowców oraz urzędy powiatowe i WORD-y przeżywały istną gehennę w związku z niedziałającym systemem obiegu dokumentów. Paraliżowało ta pracę tychże instytucji i skutecznie utrudniło życie ludziom. Wniosek: ministerstwo powinno było przed wdrożeniem systemu przeanalizować wszystkie uwarunkowania i działać bardziej roztropnie.

Procesy biznesowe

Dla odpowiedniego wdrożenia elektronizacji pracy urzędu należy właściwie zmodelować procesy biznesowe, w których uczestniczy urząd. Procesem biznesowym nazywamy serię powiązanych ze sobą działań lub zadań, które rozwiązują określone zagadnienie lub prowadzą do osiągnięcia określonego efektu. Procesy biznesowe klasyfikujemy następująco:

·         Procesy zarządzania, mające na celu formułowanie strategii i celów oraz kontrolowanie przebiegu procesów operacyjnych oraz pomocniczych;

·         Procesy operacyjne, mające na celu wykonywanie typowych działań zmierzających do realizacji założonych celów i strategii;

·         Procesy pomocnicze, mające na celu wsparcie procesów zarządzania i operacyjnych.

Aby dobrze zdefiniować proces biznesowy należy ustalić:

·         Kontekst procesu: granice procesu, dane na wejściu i na wyjściu procesu;

·         Porządek procesu: uporządkowanie działań w czasie i przestrzeni;

·         Klienta procesu: odbiorcę rezultatów na wyjściu procesu;

·         Sposób powiększania wartości dodanej: klient musi odnosić korzyść z działania procesu;

·         Osadzenie procesu: proces jest wbudowany w strukturę organizacyjną urzędu;

·         Zakres funkcjonalny: proces może realizować jedną, bądź wiele różnych funkcji;

·         Właściciela procesu: osobę odpowiedzialną za działanie i nieustanne ulepszanie procesu.

Do modelowania procesów biznesowych można użyć notacji graficznej, która nazywa się Business Process Modeling Notation (BPMN). Została ona opracowana przez międzynarodową grupę zainteresowaną rozwojem systemów pracy grupowej, elektronicznym obiegiem dokumentów i systemami informatycznego wspomagania pracy w instytucji. BPMN jest używana na całym świecie przez specjalistów z zakresu zarządzania instytucją i informatycznych systemów zarządzania oraz użytkowników tychże systemów. Jest to specyficzny język obrazów, z precyzyjnie zdefiniowanymi regułami ich użycia, oraz określonym ich znaczeniem. Szczegóły notacji BPMN są zamieszczone na stronie www.bpmn.org.

Cudze chwalicie…

Notacja BPMN jest wspierana przez wiele narzędzi informatycznych. Dzięki temu modelowanie takie jest przydatne zarówno w komunikacji użytkownika z analitykiem, jak również na etapie przenoszenia modeli do postaci wykonywalnej przez odpowiednie systemy informatyczne. Światowe firmy informatyczne dostarczają wielu bardzo dobrych narzędzi do modelowania i uruchamiania systemów klasy workflow. Wspierają one również notację BPMN.

Warto tutaj podkreślić, że nasze polskie firmy informatyczne również tworzą własne narzędzia klasy workflow, którymi można się pochwalić. Zaletą tych narzędzi jest to, że ich twórcy są na miejscu, a ich rozwiązania są godne zaufania. Wspomnijmy chociażby o firmie TECNA, która tworzy własne rozwiązania o nazwie AUREA. Można o tym przeczytać na stronie www.tecna.pl. Kolejną polską firmą, która od lat jest znana z własnych rozwiązań w zakresie systemów klasy workflow jest RODAN SYSTEMS, która dostarcza grupę własnych narzędzi z rodziny OFFICE OBJECT. Więcej o produktach tej firmy można znaleźć na stronie www.rodan.pl.

Podsumowując, warto pomyśleć o elektronizacji obiegu dokumentów w urzędzie i o zbudowaniu systemu klasy workflow, wspierającego elektroniczny obieg wyników prac. Dzięki temu, nasz urząd stanie się nowoczesny i zgodny z duchem obecnych czasów. Warto również pamiętać o tym, iż Polacy nie gęsi i swoje własne narzędzia workflow mają…

piątek, 22 luty 2013 17:16

E-partycypacja w społeczności lokalnej

Obywatel dla urzędu, czy urząd dla obywatela? Często zastanawiamy się nad tym problemem – szczególnie załatwiając swoje sprawy. Może jednak postawić to pytanie inaczej: jak spowodować, aby społeczność lokalna mogła w sposób realny wpływać na sposób działania władz lokalnych, a tym samym pracy urzędu?

Próbując na nie odpowiedzieć, zastanowimy się nad tym, jakie możliwości daje nam partycypacja społeczna przez Internet, czyli „e-partycypacja”.   

Współuczestnictwo zamiast oznajmiania

Słowo „partycypacja” pochodzi od łacińskiego „participare”, co oznacza „dopuścić do uczestnictwa, dzielić się czymś z kimś, brać w czymś udział”. Dzisiaj coraz bardziej zdajemy sobie sprawę z tego, że decyzje podejmowane w Brukseli, Warszawie i w innych miejscach, bardzo często mają istotny wpływ na nasze życie. Tym bardziej bliskie nam są rozwiązania naszych władz lokalnych.

Społeczność internetowa nie lubi być pomijana w procesie podejmowania decyzji przez owe władze. Przypomnijmy sobie słynną mobilizację internautów, dotyczącą umowy handlowej ACTA, która istotnie zagrażała wolności w Internecie. Rada Ministrów zgodziła się na tę umowę i w imieniu naszego kraju polski ambasador w Tokio złożył pod tą umową stosowny podpis. Tuż przed, jak również po tym fakcie, przeszła przez Internet fala oburzenia. Było ono na tyle silne, że rząd, reprezentowany przez ministra M. Boniego, został zmuszony do rozmów z internautami i poszukiwania sposobu na zablokowanie wejścia skutków ACTA do Polski. Co by się stało, gdyby nie determinacja internautów? Odpowiedź jest prosta: ACTA weszłaby na teren Polski i dopiero wtedy mielibyśmy problem…

Widzimy zatem, że na skutek większej świadomości społecznej poszczególnych grup internetowych coraz częściej środowiska te potwierdzają swoją siłę. Należy jak najszybciej uwzględnić ten fakt w procesie rządzenia. Już dawno minęły czasy, kiedy sprawujący władzę oznajmiali jedynie swoje decyzje. Świadomość demokracji pozwala nam na nawiązywanie dialogu z rządzącymi. Istota rzeczy polega jednak na tym, aby rządzący rzeczywiście takiego dialogu chcieli. Nie może to być tylko działanie pozorne, skierowane na kreowanie wizerunku. Takie motywacje bardzo szybko zostaną bezlitośnie obnażone.

Szczeble społecznej partycypacji – ewentualnie apla???

W literaturze sklasyfikowano następujące formy dialogu społecznego, które nazywamy „drabiną partycypacji społecznej” :

1.       brak realnego wpływu na decyzje rządzących L:

1.1.    władze decydują jednostronnie i samodzielnie, bez informowania opinii publicznej

1.2.    władze decydują jednostronnie i samodzielnie, informując opinię publiczną już po podjęciu decyzji

1.3.    władze decydują jednostronnie i samodzielnie, informując opinię publiczną już po podjęciu decyzji i uzasadniając je po to, aby nakłonić społeczeństwo do ich zaakceptowania.

2.       pośredni wpływ na decyzje rządzących K:

2.1.    władze przed podjęciem decyzji informują o swoich planach i wedle swojego uznania biorą pod uwagę opinie społeczne

2.2.    władze przed podjęciem decyzji aktywnie zasięgają opinii społecznych (opinie liderów, ekspertów, wysłuchania publiczne, sondaże, badania opinii publicznej)

2.3.    władze przed podjęciem decyzji aktywnie zasięgają opinii społecznych w formie konsultacji społecznych na podstawie wymogów prawa lub woli politycznej

2.4.    władze przed podjęciem decyzji zasięgają opinii w ramach powołanych ustawowo publicznych instytucji konsultacyjnych i opiniodawczych, których wysłuchanie ma charakter obowiązkowy.

3.       realny wpływ na decyzje rządzących J:

3.1.    władze przed podjęciem decyzji współpracują z partnerami społecznymi (negocjacje, wspólne planowanie, osiąganie konsensusu) i wraz z nimi podejmują decyzję wspólną (np. porozumienia, wspólne programy)

3.2.    władze przekazują podejmowanie decyzji grupom, partnerom społecznym, a akceptacja ich decyzji jest poprzedzona ewentualnym sprawdzeniem jej legalności proceduralnej oraz zgodności z prawem (np. referenda).

Ważne jest, aby władza w sposób aktywny konsultowała z nami swoje decyzje. Cóż bowiem daje nam na przykład taka forma konsultacji, w której urząd zamieszcza informację na swojej witrynie internetowej z prośbą o opinie do jakiegoś dnia? Wielu zainteresowanych może w ogóle nie spojrzeć na nią w tym czasie, co oznacza, że urząd nie ma szans na pozyskanie rzeczywistych wypowiedzi na konkretny temat.

A zatem powiedzmy to sobie wyraźnie:

Ø  Dobry gospodarz danego terenu będzie dbał o budowanie poczucia wspólnoty na obszarze jego odpowiedzialności. Będzie on również zabiegał o zapewnienie aktywnej partycypacji społecznej.

Ø  Dobry i nowoczesny gospodarz zastosuje również współczesne metody e-partycypacji po to, aby zwiększyć możliwości współdecydowania i współrządzenia. Takie są wymogi obecnych czasów oraz codzienna praktyka w coraz większej grupie nowoczesnych społeczności.

Dlaczego e-partycypacja

E-partycypacja jest jedną z metod otwartego procesu podejmowania decyzji. Uwzględnia się tutaj oczywiście Internet, ale również telefon, czy też telewizję interaktywną. E-partycypacja nie może istnieć bez zapewnienia gwarancji i prawa głosu wszystkim zainteresowanym (integracja), dostępności narzędzi, umożliwiających uczestniczenie w debacie (otwartość), bezpieczeństwa danych osobowych uczestników debaty (bezpieczeństwo), bieżących odpowiedzi na pytania uczestników debaty (reakcja) oraz chęci współdzielenia się wiedzą i zachęcania do partycypacji (zdolność do konsultacji). W e-partycypacji mogą uczestniczyć wskazane grupy albo panele obywatelskie, grupy fokusowe, grupy sondaży opinii społecznej, grupy e-referendalne, aktywne grupy interesów, mogą mieć miejsce spotkania i panele dyskusyjne, formy petycyjne.

Współczesnym włodarzom województw, miast, powiatów i gmin powinno zależeć na uzyskaniu i utrzymaniu poparcia dla swoich działań u jak największej liczby mieszkańców. Najlepiej bywa wtedy, kiedy pozwalamy mieszkańcom na uzyskanie realnego wpływu na decyzje. Wymaga to oczywiście pewnej odwagi ze strony rządzących oraz umiejętności nawiązywania i utrzymywania dialogu społecznego. W ten sposób znakomicie poszerzamy grono osób zaangażowanych.

Doskonały do tego jest Internet i inne narzędzia komunikacji elektronicznej. Wielu osobom dużo łatwiej jest uczestniczyć w dyskusji internetowej niż fatygować się osobiście. Dla mieszkańców – szczególnie tych, oddalonych od centrów powiatów i gmin oraz chorych – jest to jedyna możliwa droga komunikacji z rządzącymi. Mówimy wtedy również o tzw. „e-włączeniu (e-inclusion)”, kiedy to dzięki drodze elektronicznej dajemy szansę zaistnienia w dialogu społecznym tym spośród nas, którzy ze względu na różne ułomności zdrowotne czy inne, nie mogliby uczestniczyć we współdecydowaniu osobiście.

Jak to robią gdzie indziej

W dojrzałym społeczeństwie informacyjnym społeczeństwo jest „dopuszczone” do współdecydowania. Obowiązuje tam zasada, że to państwo służy obywatelom, a nie odwrotnie. Zdarza się, że posiedzenia ważnych gremiów decyzyjnych są transmitowane na żywo przez Internet. Mieszkańcy mogą wpływać na decyzje władz w sposób „proaktywny”, czyli przed podjęciem ostatecznej decyzji. W społeczeństwach mniej dojrzałych jedyną formę wpływu na decyzje stanowi metoda „reaktywna”, czyli reakcja społeczna po podjęciu decyzji. Niestety wiąże się to bardzo często z koniecznością organizowania manifestacji społecznych i innych form protestu.

W Internecie również spotykamy się z zastosowaniem metod reaktywnych. Chociażby przypomniana na początku artykułu sytuacja dotycząca ACTA. Przypomnijmy sobie także niedawny ruch społeczny obalający dyktatorów w krajach Bliskiego Wschodu i Afryki Północnej. Nie byłoby to możliwe bez integracji społecznej wyzwolonej dzięki portalom społecznościowym – w tym przypadku był to przede wszystkim Facebook. Podobnie rzecz się dzieje w innych krajach, w których istnieje dostęp do wolnego Internetu.

Koloński budżet partycypacyjny

Bardzo ciekawym przykładem metody proaktywnej jest ta, zastosowania w Kolonii. Władze tego dużego niemieckiego miasta z powodzeniem stosują metodę e-partycypacji w ustalaniu budżetu. Nazywa się on „budżetem partycypacyjnym”, bowiem mieszkańcy mają możliwość wpływania na przeznaczenie budżetowych funduszy. Według tzw. „modelu kolońskiego” odbywa się to w czterech krokach:

1.       składanie propozycji do budżetu,

2.       dyskusje i głosowanie,

3.       ranking propozycji (lista „Top 100”),

4.       decyzje i odpowiedzialność Rady Miejskiej.

Model koloński e-partycypacji bazuje na kilku zasadach:

·         uwzględnianie propozycji społecznych (konsultacje),

·         każda kolejna edycja budżetu partycypacyjnego dotyczy nowego obszaru działań,

·         podstawowym kanałem komunikacji jest Internet,

·         łatwy dostęp narzędzi e-partycypacji (login, hasło),

·         gwarancje polityczne dla realizacji pomysłów uznanych z najlepsze.

Do tej pory zrealizowano w Kolonii trzy edycje budżetu partycypacyjnego, w latach: 2007, 2009 i 2011. Jest to przykład faktycznego wykorzystania modelu realnego współrządzenia. Dzięki temu miasto ma się dobrze, a władze lokalne utrzymują właściwe relacje z mieszkańcami.

A u nas?

W życiu polskiej społeczności lokalnej model e-partycypacji nie jest w zasadzie stosowany. Jeżeli gdzieś się to zdarzy, to jedynie w formie początkowej i marginalnej. Ten model stanowi dla nas jeszcze przyszłość. Równocześnie obserwujemy bardzo dużą aktywność społeczności internetowych w wyrażaniu własnych opinii, które są często dla władzy niewygodne. To bardzo ważny wskaźnik wzrostu dojrzałości i świadomości społecznej w Polsce. Dlatego warto pomyśleć o zwiększeniu udziału aktywnego współdecydowania w codziennym sprawowaniu władzy.

Zastosowanie e-partycypacji pozwala na realizację efektywnej polityki informacyjnej urzędu, zwiększenie poziomu identyfikacji społecznej ze sprawami lokalnymi, jak również na przyrost poziomu zaufania do władzy. Nie ma zatem na co czekać: czas zastosować u siebie e-partycypację!

niedziela, 27 styczeń 2013 20:44

Wizerunek urzędu w Internecie

Jak nas widzą, tak nas piszą… takie popularne powiedzenie można również odnieść do internetowych witryn urzędów. Często na podstawie wyglądu strony internetowej instytucji dokonuje się jej pierwsza ocena. Zastanówmy się zatem, jak takie pozytywne wrażenie zbudować

Wizerunek to sposób, w jaki jesteśmy postrzegani. W Internecie mówimy o tak zwanym e-wizerunku. Jedna z głównych metod jego budowania polega na tworzeniu atrakcyjnych i czytelnych stron internetowych. Jest to niezwykle istotne, ponieważ - zgodnie z wynikiem wielu badań, tekst na ekranie komputera czytamy o około 20% wolniej niż podobny tekst drukowany na papierze. Ponadto, z uwagi na nasze przyzwyczajenia, odruchowo, zaczynamy czytanie treści na ekranie od górnego lewego rogu ekranu. Zupełnie inaczej czynią to na przykład użytkownicy Internetu w krajach arabskich, którzy zaczynają ten proces od górnego prawego rogu ekranu.

Ważne jest, aby witryna internetowa nie była zbieraniną pstrokacizny, świecidełek i innych, tzw. „upiększaczy”. Wtedy na pewno nie będzie ona czytelna. Trzeba ułożyć treść witryny w taki sposób, aby jej czytelnik natychmiast po jej otwarciu widział to, co jest naszym zdaniem najważniejsze. Czcionki nie powinny być zbyt małe i ponadto warto, by pojawiła się możliwość przeskalowywania widoku witryny w zależności od indywidualnych preferencji czytelnika.

Dla uzyskana większej łatwości w poruszaniu się po stronie stosuje się tytuły i podtytuły, punktowanie treści oraz czytelne odwołania do innych adresów stron internetowych. Warto również stosować charakterystyczne piktogramy, czyli znaki graficzne, które mają spełniać rolę odwołań do kolejnych treści. Znakomicie, jeśli kolorystyka strony jest atrakcyjna, ale stonowana. Mieszanie na jednym ekranie nadmiernej ilości kolorów ciepłych szybko zmęczy oczy czytelnika. Z tego powodu taka strona nie będzie zbyt często czytana. Najlepszym chyba rozwiązaniem jest stosowanie bazy kolorystycznej w barwach zimnych, a jedynie akcentowanie ważniejszych treści ciepłymi kolorami, na przykład czerwienią.

Nie zawsze warto też stosować najnowsze nowinki techniczne. W czytaniu treści witryny bardzo przeszkadzają wyskakujące okienka reklamowe, pływające treści, a także uporczywa muzyka w tle. Zawsze trzeba pamiętać o tym, że celem budowania witryny internetowej urzędu jest przekazywanie konkretnych treści oraz udostępnienie wybranych e-usług urzędu.

Zasada dwóch kliknięć

Po przejrzeniu bardzo wielu witryn urzędów widzimy jedną ich cechę wspólną: najczęściej stanowią one elektroniczną wersję tradycyjnej tablicy ogłoszeń urzędu z możliwością zajrzenia do mniej lub lepiej skatalogowanych rodzajów spraw i informacji. Bardzo często brakuje na stronach gradacji informacji i odpowiedniej logiki ich ułożenia. Dla czytelnika takiej witryny jest to zasadnicze utrudnienie w dotarciu do poszukiwanych przez niego treści.

Stosujmy zasadę dwóch kliknięć. Polega ona na tym, że czytelnik po pierwszej odsłonie strony klika maksymalnie dwa razy, przewijając ją do dołu, aby zobaczyć całą jej treść. Oczywiście im mniej kliknięć, tym lepiej. Najlepsze strony są takie, na których w ogóle nie klikamy i już w pierwszej odsłonie możemy zobaczyć ją całą. Strona z jednym kliknięciem (na przykład: www.sejm.gov.pl) jest lepiej zorganizowana niż strona z dwoma kliknięciami. Jeżeli natomiast zmuszamy czytelnika do klikania trzy lub więcej razy, powinniśmy rozważyć przeprojektowanie strony. Traci ona bowiem swoją czytelność i najprawdopodobniej treści ułożone powyżej drugiego kliknięcia będą czytanie stosunkowo rzadziej.

Bardzo często zajętość górnej części strony wynika z faktu, że włodarze poszczególnych urzędów bardzo dbają o to, aby w pierwszej odsłonie strony było widoczne zdjęcie wójta, burmistrza, czy prezydenta miasta. Jawi się zatem pytanie: czy witryna urzędu jest stroną promującą jej szefa, czy też narzędziem komunikacji urzędu z mieszkańcami danego terenu? W naszej opinii chodzi jednak o właściwą komunikację z mieszkańcami. Oczywiście, warto zbudować możliwość dialogu również z władzami urzędu i takowa na wielu witrynach się pojawia. Dzięki temu można budować wokół e-urzędu lokalną społeczność internetową.

BIP i ESP

Obowiązkiem każdego urzędu jest umieszczanie na swojej witrynie internetowej podstrony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej (BIP). Reguły układu strony podmiotowej BIP oraz wymagania dotyczące grafiki, kolorystyki i czcionek można znaleźć pod adresem http://www.bip.gov.pl/ (przy okazji: strona główna BIP spełnia zasadę dwóch kliknięć).

Na podstawie ustawy o informatyzacji, o której pisaliśmy w grudniowym numerze naszego pisma, na stronach urzędów umieszczana jest elektroniczna skrzynka podawcza systemu ePUAP (ESP). Dzięki tej skrzynce, w połączeniu z profilem zaufanym ePUAP, można zbudować skuteczny kanał komunikacji interesariusza z urzędem. W grudniu wspomnieliśmy o tym, że nie wszystkie urzędy udostępniają na swoich witrynach internetowych ESP. Dlatego też w planowanej nowelizacji ustawy o informatyzacji minister Michał Boni zapowiedział wprowadzenie przepisów, które niejako przymuszą wszystkie urzędy do udostępnienia u siebie ESP z systemu ePUAP. Więcej informacji o tych rozwiązaniach można znaleźć pod adresem: http://epuap.gov.pl/wps/portal/

Ważna wizytówka

Witryna internetowa urzędu stanowi jego ważną wizytówkę. Jest ona również bardzo ważnym medium komunikacji z tym urzędem. Dbajmy zatem o to, aby witryna ta była rzeczywiście przydatna dla interesariusza. Ze strony urzędu powinniśmy w łatwy sposób uzyskać informacje o najważniejszych sprawach lokalnej społeczności oraz o tym, co i w jaki sposób możemy w tym urzędzie załatwić. Powinniśmy również umożliwić naszym mieszkańcom komunikację z miejscowymi włodarzami, a także skuteczne składanie pism drogą elektroniczną.

Współcześnie witryna internetowa urzędu jest dla niego tak samo ważna w codziennym funkcjonowaniu jak papier, drukarka i pieczęć. Trzeba o tym koniecznie pamiętać.

Konkurs dla Czytelników

Czy potrafimy odnaleźć strony internetowe urzędów samorządowych, które spełniają zasadę dwóch lub mniej kliknięć? Prosimy o nadsyłanie do redakcji ich adresów WWW. Będziemy o nich pisać i podawać je jako przykłady do naśladowania. 

poniedziałek, 26 listopad 2012 17:33

KOMPUTERY W SAMORZĄDACH: Filary informatyzacji

Wielofunkcyjność współczesnych urządzeń cyfrowych jeszcze 10-20 lat temu byłaby niewyobrażalna. Jesteśmy świadkami ogromnego skoku cywilizacyjnego. Zmienia się nasz styl życia i przyzwyczajenia. Zastanówmy się, na jakich filarach stoi informatyzacja i jakich mamy jej interesariuszy.

Informatyzację należy traktować jako działanie rozłożone w czasie, mające określoną logikę wdrażania kolejnych jego składowych. Jest ono związane z koniecznością zaplanowania budżetu na inwestycje informatyczne, przygotowania ludzi, instytucji i procedur prawnych potrzebnych do jego wprowadzenia i później - wykorzystywania. W języku zarządzania instytucją mówi się, że informatyzacja jest procesem, czyli działaniem trwającym w czasie. Jest ono związane ze skutecznym i umiejętnym wdrażaniem w życie osiągnięć współczesnej informatyki i innych dziedzin z nią powiązanych, takich jak na przykład telekomunikacja, technologie komputerowe i inne technologie cyfrowe, systemy bezprzewodowe i mobilne.

Wzajemne przenikanie i wielofunkcyjność

Mówi się dzisiaj o silnej „konwergencji technologii cyfrowych”. Konwergencja oznacza wzajemne przenikanie się rozwiązań pomiędzy sobą. Teraz już nie do końca wiadomo, czy telefon komórkowy z ekranem dotykowym, czyli tzw. „smartphone” jest telefonem, komputerem przenośnym, odtwarzaczem muzyki i filmów, cyfrowym aparatem fotograficznym i kamerą filmową, odbiornikiem telewizji internetowej, odbiornikiem radiowym, czytnikiem książek elektronicznym, czy może urządzeniem do dokonywania płatności w sklepie albo urządzeniem GPS. Taki „telefon” jest po trosze każdym z wymienionych urządzeń. Podobnie tzw. „tablet”: nie do końca wiadomo, czy jest to komputer, czy jakieś inne urządzenie wielofunkcyjne. Do współczesnych telewizorów też można dziś mówić, używać ich jako ekranów dotykowych, rozmawiać przez nie za pośrednictwem telefonii i wideofonii internetowej, a także przeglądać przez nie witryny internetowe.

Ach! Zapomnielibyśmy o tym, że na tych telewizorach można również oglądać programy telewizyjne. Widać zatem, że wielofunkcyjność współczesnych urządzeń cyfrowych, połączonych dodatkowo z Internetem, byłaby jeszcze 5, 10 czy 20 lat temu niewyobrażalna. Na naszych oczach dokonuje się ogromny skok cywilizacyjny. Zmienia się nasz styl życia i przyzwyczajenia. To z kolei wywiera zasadniczy wpływ na oczekiwania ludzi w stosunku do sposobu współpracy urzędu z jego interesariuszami.

Filary informatyzacjiAPLA

Filar 1.             Budowa infrastruktury informatycznej, a w tym:

·         wyposażanie w urządzenia komputerowe (komputeryzacja)

·         budowa dostępu do Internetu (internetyzacja)

Filar 2.             Budowa podaży usług elektronicznych (cyfryzacja usług)

Filar 3.             Budowa popytu na usługi elektroniczne, a w tym:

·         promowanie nowego stylu życia (włączenie cyfrowe)

·         uczenie korzystania z usług elektronicznych (edukacja informatyczna)

Równowaga między filarami

Budowa infrastruktury, podaży i popytu na usługi elektroniczne powinny być prowadzone w taki sposób, aby zapewnić pewną równowagę pomiędzy wysiłkiem włożonym w każde z tych działań oraz efektem, jaki został uzyskany. Pytanie bowiem, czy warto kupować komputery wraz z dostępem do Internetu, jeżeli urząd nie ma w planach wystawiać informacji o sobie ani eksponować swoich usług w globalnej sieci? Czy można udostępnić e-usługi, jeżeli nie mamy odpowiedniej podbudowy infrastrukturalnej? Albo: czy jest sensowne wydawanie pieniędzy na infrastrukturę i podaż usług, jeżeli nie ma na nie popytu i tym samym nikt z nich nie korzysta?

Wszystkie powyższe pytania wskazują na podstawową prawdę, która stanowi o prawidłowej realizacji procesu informatyzacji, a mianowicie: konieczne jest zaplanowanie właściwej równowagi pomiędzy trzema filarami informatyzacji, tj. infrastrukturą, podażą i popytem na usługi cyfrowe. Inaczej nie ma sensu zajmować się tym zagadnieniem, ponieważ utracimy właściwe proporcje i nie wdrożymy informatyzacji tak, jak należy.

Udziałowcy systemu

Warto wiedzieć, kto jest zaangażowany lub zależny od informatyzacji. Inaczej mówiąc, jakich mamy interesariuszy procesu informatyzacji? W naszych rozważaniach wyszczególniliśmy osiem grup zainteresowanych informatyzacją. Obywatele i firmy są podmiotami, dla których urząd realizuje konkretne usługi. Może je realizować tradycyjną drogą bezpośredniego kontaktu w urzędzie, drogą korespondencyjną lub elektroniczną. Zależy to od rodzaju sprawy oraz przygotowania urzędu do obsługi różnych metod komunikacji z interesariuszem.

Administracje - rządowa, samorządowa i UE – są miejscami usytuowania różnych urzędów, które posiadają konkretny zakres swojej działalności i odpowiedzialności, a w związku z tym realizują określone usługi publiczne. Firmy z branży teleinformatycznej (ICT) i samorząd gospodarczy reprezentujący tę branżę uczestniczą w procesie informatyzacji jako dostawcy rozwiązań (branża) oraz ich reprezentanci (samorząd gospodarczy). Przedstawiciele świata polskiej nauki wspierają informatyzację swoją mądrością, wiedzą, odpowiednim dystansem i refleksją oraz badaniami naukowymi.

Widzimy zatem, że wdrażanie rozwiązań informatycznych nie jest zagadnieniem łatwym, ale możliwym. Wymaga ono odpowiedniego przygotowania, wiedzy oraz zaangażowania specjalistów o wielu różnych kompetencjach. Istnieją pewne zasady wspólne dla wielu wdrożeń, o których będziemy pisać w naszym cyklu.

Indywidualne potrzeby urzędów

Trzeba pamiętać, że poszczególne urzędy mają swoją specyfikę i powielanie niejako „na siłę” tych samych rozwiązań w różnych urzędach nie przynosi dobrych rezultatów. Zawsze najpierw należy się dowiedzieć, jakie są indywidualne potrzeby urzędu, jego bolączki i plany, aby do tychże warunków dostosować pomysł na informatyzację w konkretnym urzędzie.

Podchodzimy zatem do urzędu – podobnie jak do interesariusza – w sposób indywidualny, analizujemy jego potrzeby i możliwości, a dopiero potem proponujemy metodę wdrażania informatyzacji, pamiętając o jej trzech filarach. Nie robimy niczego ponad stwierdzone potrzeby i pamiętamy o tym, że po wdrożeniu informatyki do urzędu należy ją potem właściwie pielęgnować i rozwijać.

Wszystko to robimy po to, aby wypełnić istotę procesu informatyzacji, czyli po to, aby zapewnić trwałośćstanu, w którym - dzięki odpowiedniemu zastosowaniu metod i narzędzi informatyki, każdy bez wyjątku był efektywnie obsługiwany przez dowolną instytucję państwową.

Jak to osiągać? O tym w kolejnych numerach naszego pisma.

 

 

wtorek, 30 październik 2012 17:47

Po co nam informatyzacja administracji?

Od wielu lat mówi się o informatyzacji, komputeryzacji, internetyzacji i wielu innych, podobnych pojęciach. Mówi się, że dzięki informatyzacji mamy dostęp do Internetu, pracujemy przy pomocy komputera, możemy przeczytać elektroniczną gazetę, zrobić przelew w naszym elektronicznym banku itd. Jakie jednak ma to znaczenie dla społeczności lokalnej w gminie? 

Społeczność lokalna coraz częściej i powszechniej korzysta z osiągnięć współczesnych technologii. Trudno jest dzisiaj wyobrazić sobie życie bez dostępu do elektryczności, telefonii komórkowej, telewizji czy bankomatu. Zwiększa się coraz bardziej liczba osób, które nie potrafią funkcjonować bez dostępu do Internetu. Zwłaszcza że ceny dostępu do niego znacznie spadły, a technologie bezprzewodowe wywołały swoistą rewolucję, albowiem w zasadzie prawie wszędzie możemy z tego Internetu korzystać. 
 
Bogactwo internetowych możliwości
 
W Internecie, którego początki w Polsce sięgają wczesnych lat 90 poprzedniego stulecia, znajdziemy wiele wygodnych i pożytecznych serwisów. Najpowszechniej korzystamy z dostępu do mediów internetowych. Możemy wśród nich znaleźć w wersjach elektronicznych zarówno gazety, jak i rozgłośnie radiowe czy telewizyjne, a także portale społecznościowe, takie jak: Facebook, Twitter czy Naszą Klasę. 
 
Powszechnie korzystamy z usług poczty elektronicznej, internetowych portali banków, dokonujemy zakupów w sklepach internetowych. Mając świadomość powszechności Internetu, coraz więcej instytucji prywatnych i publicznych pracuje nad tym, aby udostępniać w nim informacje o sobie i zakładać w nim swoje serwisy. 
 
Powszechnie wiadomą rynkową prawdę stanowi fakt, że jeżeli jakaś firma nie pojawi się na pierwszej stronie wyszukiwarki, takiej jak: Google, Yahoo czy Bing, trudno jej będzie zaistnieć w świadomości klientów. Widać zatem, że pomimo tego, iż Internet to swoisty świat wirtualny, coraz trudniej jest funkcjonować bez niego w świecie rzeczywistym. 
 
O historii informatyzacji w Polsce słów kilka
 
Dlaczego jednak o tym piszemy w kontekście informatyzacji w gminie, czy też szerzej: informatyzacji administracji publicznej? Odpowiedź jest bardzo prosta: skoro prywatny biznes może w sposób szybki i wygodny współpracować z nami przez Internet, dlaczego urzędy administracji publicznej nie miałyby tego czynić?
 
Oto kilka kluczowych informacji na temat historii działań w zakresie informatyzacji administracji publicznej. Początki tej koncepcji sięgają pierwszej połowy lat 90 poprzedniego stulecia, ale sprowadzały się jedynie do działań deklaratywnych i jeszcze nie do końca usystematyzowanych. 1 lipca 2002 r. utworzono nowy dział administracji rządowej o nazwie „informatyzacja”, który stał się odpowiedzialny za działania dotyczące informatyzacji administracji i rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce. 
 
Rolę ministra właściwego do spraw informatyzacji powierzono wtedy ministrowi do spraw nauki, prof. Michałowi Kleiberowi – dzisiaj Prezesowi Polskiej Akademii Nauk. 1 kwietnia 2003 r. na bazie Urzędu Komitetu Badań Naukowych utworzono Ministerstwo Nauki i Informatyzacji, a kierujący nim minister przejął rolę ministra właściwego do spraw informatyzacji. Był nim nadal prof. M. Kleiber, a od jesieni roku 2005 problematyką związaną z informatyzacją zajmowali się ministrowie: Ludwik Dorn, Janusz Kaczmarek, Władysław Stasiak, Grzegorz Schetyna, Jerzy Miller i Jacek Cichocki – jako szefowie resortu spraw wewnętrznych i administracji. Obecnie funkcję Ministra Informatyzacji i Cyfryzacji sprawuje Michał Boni. 
 
Dzisiejsze normy prawne
 
17 lutego 2005 roku uchwalono ustawę o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, w skrócie zwaną „ustawą o informatyzacji”, która weszła w życie 21 lipca 2005 r. W roku 2010 ustawa ta została poddana gruntownej i potrzebnej nowelizacji. Weszła ona w życie w czerwcu 2010 roku. Została podpisana przez prezydenta Lecha Kaczyńskiego. 
 
W latach 2006-2007 kluczowe projekty informatyzacyjne zostały wpisane do osi siódmej i ósmej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz do Regionalnych Programów Operacyjnych poszczególnych województw. Kontrolowała przebieg tego procesu Grażyna Gęsicka – ówczesna Minister Rozwoju Regionalnego. Łącznie na informatyzację i rozwój społeczeństwa informacyjnego przeznaczono grube miliardy złotych. 
 
W latach 2003-2004, w dawnym Ministerstwie Nauki i Informatyzacji, zostały zainicjowane prace nad Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP), którego nazwę zaproponowano dokładnie 8 lat temu, tj. w październiku 2004 r. Obszarem informatyzacji zajmuje się aktywnie również Komisja Wspólna Rządu i Samorządu Terytorialnego. 
 
Pytanie jednak: czy dostatecznie mocno odczuwamy efekty tych licznych działań? Jakich konkretnych rozwiązań możemy się dzięki nim spodziewać?
 
Zapraszam do współredagowania
 
Na podobne pytania będziemy chcieli odpowiadać na łamach naszego pisma. Będziemy dyskutować o konkretnych rozwiązaniach do wykorzystania w gminach oraz problemach związanych z wdrażaniem informatyzacji w urzędach. Postaramy się przedstawiać dobre praktyki w tym zakresie, a także ostrzegać przed typowymi błędami, które mogą prowadzić do bolesnych niepowodzeń. Liczymy przede wszystkim na Państwa odzew. Zapraszamy Szanownych Czytelników do wspólnego kreowania naszej informatycznej społeczności. 
 
Na koniec pytanie: Kto wymyślił nazwę systemu ePUAP i w jakim ministerstwie miało to miejsce? 
Na osoby, które do redakcji „Gminy” napiszą, przysyłając poprawną odpowiedź, czekają nagrody!
Strona 2 z 2

Lock full review www.8betting.co.uk 888 Bookmaker

PARTNERZY