Wydawnictwo Publicus Sp. z o.o.
04-260 Warszawa, ul. Jedwabnicka 1
tel/fax: +48 22 610 10 99 w. 26
Bank Zachodni WBK SA XVII Oddział Warszawa 
08 1090 1753 0000 0001 1981 0954

Ostrzeżenie

JUser::_load: Nie można załadować danych użytkownika o ID: 49.

niedziela, 27 styczeń 2013 20:42

Sekretariat – wizytówka urzędu

Napisane przez 

Sekretariat to jedna najważniejszych przestrzeni w strukturze organizacyjnej urzędów w jednostkach samorządu terytorialnego.

Wielu interesantów, inwestorów, gości i przedstawicieli różnych instytucji, chcąc się spotkać z władzami gminy, powiatu, a nawet i województwa, ma w pierwszym rzędzie do czynienia z sekretariatem. Już ten pierwszy kontakt, na ogół telefoniczny, stanowi wskaźnik jakości pracy w urzędzie, szczególnie dla wielu osób, pochodzących zwłaszcza z małych gmin, które zawsze uzyskują połączenie wyłącznie z sekretariatem. Na sekretarce spoczywa wówczas obowiązek podania numeru wewnętrznego lub odrębnego telefonu stacjonarnego.

Pierwszy telefoniczny kontakt

Rozmowa telefoniczna może być oznaką profesjonalizmu lub jego braku. Sekretarka (w dalszej części tekstu będziemy używać dla uproszczenia tego właśnie terminu, mimo iż osoba kierująca sekretariatem może być asystentką lub asystentem), po odebraniu telefonu, uprzejmie wita dzwoniącego i przedstawia się. Wystarczy powiedzieć: „Dzień dobry, sekretariat burmistrza Złocieńca”. Można dodać swoje imię i nazwisko.

Telefon powinien być odebrany możliwie szybko, w przeciwnym razie dzwoniący może odnieść wrażenie, że nikogo w sekretariacie nie ma lub nie wiadomo, co robi.

Dwie pozytywne przestrzenie

Profesjonalnie urządzony i budzący pozytywne wrażenia sekretariat to bardzo ważny element wizerunku urzędu i jego gospodarza. Część dla interesantów (gości) powinna być oddzielona od części biurowej. Granicę między przestrzeniami może stanowić kontuar lub kompaktowy zestaw meblowy. Część dla gości powinna się składać ze stolika, 1-2 krzeseł i wieszaka (lub szafy) na okrycia. Jeśli gospodarz spóźnia się z przyjęciem umówionego gościa (interesanta), nie każemy mu czekać na zewnątrz. Na stoliku kładziemy aktualną prasę. Powinien znaleźć się tu dziennik o zasięgu krajowym, dziennik regionalny i ewentualnie gazeta lokalna oraz periodyk o tematyce samorządowej. Należy dołożyć starań, by przy doborze prasy nie manifestować wyraźnie poglądów politycznych włodarza, do których ma on co prawda prawo, lecz sam urząd jest najmniej stosownym do tego miejscem. Niewłaściwym byłoby tu także umieszczanie tygodników czy innych czasopism o charakterze towarzysko-plotkarskim.

Wygląd sekretariatu to ważny komunikat

Kolory ścian sekretariatu powinny być stonowane. Jeżeli umieszczamy na nich jakieś obrazy, warto, by były one raczej związane z walorami okolicy. Królować na nich powinien kalendarz wydany przez gminę, powiat lub województwo. Biurko sekretarki musi być zadbane, bez piętrzących się na nim papierów. Wbrew pozorom nie jest to przejaw pracowitości, lecz braku dobrej organizacji pracy. Na biurku nie powinny się także znajdować osobiste pamiątki (np. zdjęcia bliskich w ramkach) i gadżety np. pluszowe zwierzątka. Wystrój całości powinien stwarzać wrażenie „urzędowości”, ale i harmonii oraz osobliwego ciepła, subiektywnie postrzeganego przez interesanta (gościa).

Dobra sekretarka to skarb

O wyglądzie i funkcjonowaniu sekretariatu decyduje sekretarka. To stanowisko niekoniecznie mieści się wysoko w strukturze urzędów samorządowych. W rzeczywistości jednak jest niezwykle ważne. Od sekretarki zależy i wygląd sekretariatu i jego funkcjonowanie, a w rezultacie postrzeganie urzędu. Kompetentna i sprawna sekretarka ma głęboko zakorzenioną świadomość, że jej praca bezpośrednio rzutuje na opinię o urzędzie i jego gospodarzu.

Dziś wobec osoby zajmującej to stanowisko - coraz częściej zasadnie - są formułowane wysokie wymagania. Powinna być to osoba o miłej i pogodnej powierzchowności. Od razu dodajmy, że nie chodzi przy tym o urodę, wiek i sylwetkę. Chodzi o to, by sekretarka, wskutek np. nazbyt ascetycznego wyglądu i pewnej wyniosłości, nie stresowała dodatkowo interesanta.

Ponadto sekretarka powinna być kompetentna i doskonale znać swoje zadania. Dotyczy to szczególnie małych gmin, w których do tego stanowiska przypisane są dodatkowo pewne obowiązki administracyjno-organizacyjne (np. rejestracja przychodzącej i wychodzącej korespondencji, przydział niektórych pism, organizowanie spotkań i różnych narad u burmistrza, pisanie wielu pism okolicznościowych związanych z bieżącą działalnością gospodarza urzędu, planowanie dat świąt różnych służb, imienin VIP-ów, odpowiedzi na zaproszenia, patronaty itp.). Wiąże się to nie tylko ze znajomością reguł dotyczących sporządzania pism urzędowych i okolicznościowych, ale także ze znajomością osób pełniących różne funkcje i godności, znajomością podstawowej tytulatury, precedencji i wielu innych zagadnień.

Sekretarka i języki obce

Sekretarka powinna dość dobrze znać strukturę organizacyjną urzędu, jednostki organizacyjne oraz podległe jednostki samorządowe. Zdarza się, że interesant dodzwonił się do sekretariatu, a zamierzał połączyć się z inną jednostką. Uprzejma sekretarka nie powie, że to pomyłka i na tym poprzestanie, lecz odeśle go pod właściwy adres.

Kompetentna sekretarka posługuje się w stopniu umożliwiającym komunikację choćby jednym językiem zachodnim (zważywszy na zasięg, najlepiej gdy będzie to angielski). Na oficjalnej stronie urzędu jego włodarz widnieje na pierwszym miejscu, pierwsze z nim zatem kontakty obcokrajowca z dotyczą na ogół sekretariatu. Sekretarka może uprzejmie odesłać interesanta do kompetentnego wydziału (jednostki), by jednak to uczynić i cokolwiek wyjaśnić musi w stopniu podstawowym znać język.

Sekretarka, urządzenia biurowe i dyskrecja

Wymaganą umiejętnością na tym stanowisku jest znajomość obsługi urządzeń biurowych, w tym oczywiście licznych zastosowań komputera. Pamiętajmy, iż są jeszcze, nieliczni, ale jednak są, włodarze gmin i powiatów, którzy nie zdążyli zdobyć wiedzy i doświadczenia w tym względzie. Bywa zatem, że oficjalną pocztę elektroniczną gospodarza odbiera sekretarka i to ona pod jego dyktando udziela odpowiedzi. Niekiedy może to wynikać z czasochłonności obowiązku odpowiedzi. Do pożądanych cech osoby na tym stanowisku zaliczymy dyskrecję, bynajmniej nie dlatego że praca gospodarza urzędu obfituje w zachowania wymagające dyskrecji, lecz dlatego że w pracy w urzędzie, na ogół nie z winy gospodarza, zdarzają się różne niezręczności i lapsusy oraz widoczne są różne ludzkie przywary.

Stosowny ubiór

Nienaganna sekretarka ubiera się w ubiór stosowny do powagi instytucji zaufania publicznego. Zatem najkrócej powinny to być: garsonka lub kostium, w bluzce - długie rękawy, spódnice i sukienki sięgające kolan, na nogach pończochy (rajstopy) oraz zakryte obuwie. Skromność ma być cechą dodatków i biżuterii, a także rozcięć w składnikach odzieży. Makijaż i pedicure musi być dyskretny, a fryzura - staranna.

Kompetentna sekretarka posiada jeszcze szereg innych umiejętności zawodowych lub jest w stanie je szybko zdobyć. Należy do nich znajomość podstawowych zasad etykiety i protokołu dotyczącego zachowań w sytuacjach publicznych. Od tak prozaicznej, acz nie zawsze prawidłowo wykonanej czynności, jak podanie napojów gościom, poprzez dobór prezentów, organizację spotkań, zakup kwiatów, zamówienie poprawnej wizytówki dla szefa, dyskretne i umiejętne zwracanie uwagi na wszelkie sprawy rzutujące na jego i urzędu wizerunek, na przygotowaniu bardzo ważnego pisma kończąc.

Na końcu dodam, że bardzo dobra i skromna sekretarka to prawdziwy skarb w urzędzie. Łatwiej zastąpić wielu naczelników i dyrektorów niż jedną - naprawdę kompetentną i sprawną, sekretarkę. Prawdziwości powyższego doświadczyłem i doświadczam po wielokroć jako szef, jako gość i jako interesant.

Lock full review www.8betting.co.uk 888 Bookmaker

PARTNERZY